Titre du poste: Assistant(e) D’équipe, RDGC

Grade: GS6

Poste N°: 50069434

Référence: ADB/20/051

Date de publication: 28-avr-2020

Date de clôture: 27-mai-2020

Lieu d’affectation: Country Office, Cameroon

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).  Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique nécessaire aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale. Chaque Direction régionale est dirigée par un directeur général (DG) et est dotée de fonctions sectorielles et de capacités administratives pertinentes pour pouvoir assurer une prestation rapide de services aux pays clients. Les Directions régionales fournissent aux bureaux pays dans leurs régions l’orientation stratégique et sont chargées des opérations, du développement des activités, de la gestion des projets et de la réalisation effective globale des Cinq grandes priorités (High 5) de la Banque.

LE DÉPARTEMENT/BUREAU PAYS QUI RECRUTE :

Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général adjoint rend compte au directeur général des activités de la région dans laquelle ils sont affectés. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et des capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain.

Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires au développement.

Fonctions et responsabilités

Sous l’autorité administrative générale du Directeur Général Central, l’Assistant(e) d’Equipe sera chargé d’interagir avec les autres unités organisationnelles dans le cadre des activités nécessitant un appui administratif et logistique. Il effectuera le suivi des demandes d’information formulées par d’autres départements et assurera la diffusion des informations pertinentes pour le Département. Le titulaire du poste entretient également des relations avec des prestataires de services extérieurs à la Banque tout en veillant à l’efficacité de la communication et de la coordination des activités au sein du Département. 

Fonctions et responsabilités

1. Gestion du flux de travail :

• Concevoir des systèmes et méthodes de travail de bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique) ; cela inclut notamment la gestion du système de classement et de recherche de documents.
• Assurer le suivi des documents : traiter les courriels entrants, les télécopies, les publications et la correspondance.
• Distribuer les documents émis par le bureau du Directeur et assurer le fonctionnement d’un système de suivi.

1. Réunions :

• Préparer des documents, des notes d’information, des rapports, des tableaux et des présentations.
• Assurer le secrétariat lors des réunions. Rédiger les procès-verbaux des réunions ; établir un système de rapport portant sur toutes les décisions prises au cours des réunions afin de faciliter le suivi de la mise en œuvre des décisions en suspens.
• Établir le calendrier des réunions interdépartementales au sein de la Banque, des rencontres bilatérales et de concertation entre la Banque et les autres partenaires.
• Traiter les demandes relatives aux frais de représentation à engager ; et effectuer le suivi des actions à mener par les services concernés.
• Représenter le Département aux réunions avec FIFC, CHGS et les départements du budget, concernant les finances/le budget, et en particulier les reports budgétaires, et diffuser les informations relatives aux directives et instructions émises lors de ces réunions.

1. Administration, budget, finances :

• Assister et conseiller le Directeur Général sur diverses questions liées à l’administration et au personnel.
• Établir un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à la Banque (ordinateurs personnels, imprimantes, télécopieurs…) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du Département et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis.
• Donner des avis sur la manière dont le personnel d’appui doit être réparti pour faire face aux priorités, à la charge de travail et aux délais ; participer au recrutement du personnel local temporaire en examinant les candidatures ; présélectionner les candidats et participer au jury de sélection, fournir des rapports pour la prise de décision, rédiger les termes de référence et assurer le suivi du recrutement.
• Mener des négociations avec CHGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’unité.
• Contribuer à la préparation du budget annuel du Département ainsi qu’à l’examen semestriel et rétrospectif du budget.
• Organiser le voyage du personnel envoyé en mission et s’occuper de leur visa et de leur hébergement.
• Prendre l’initiative d’élaborer divers documents et formulaires administratifs, tels que la liste du personnel, les missions du personnel, les programmes de formation, l’absence du personnel (congé annuel, congé au foyer, absences justifiées et congé de maternité) ainsi que des données statistiques, au besoin.
• Assurer la gestion des systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP.

1. Rapports et correspondance :

• Consolider les rapports du Département et les rapports sur le niveau de travail exécuté.
• Rédiger des correspondances qui exigent des recherches et/ou des discussions sur des questions administratives et techniques.
• Assurer la liaison avec le personnel professionnel des Divisions afin d’obtenir des informations sur les projets spéciaux et actifs.

1. Tâches de secrétariat :

• Veiller à maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et autres articles de bureau de base.
• Effectuer le suivi des documents, traiter les courriels, télécopies et courriers d’ordre général entrants.
• Assurer la gestion des processus d’enquêtes publiques internes et générales ; filtrer les appels téléphoniques et les demandes et les traiter comme il convient ; veiller à l’accueil et à la prise en charge des visiteurs ; organiser et tenir les agendas électroniques et s’occuper des rendez-vous.
• Tenir les dossiers confidentiels et classer les rapports, la correspondance et les documents connexes de manière à faciliter leur consultation.
• Identifier des documents internes et externes pertinents pour la recherche et déterminer les méthodes et techniques requises pour entreprendre des projets dans ce domaine.

Critères de sélection

1. Être titulaire au moins d’une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ; et avoir de préférence une formation supplémentaire en secrétariat/administration/gestion administrative (BTS ou DUT).
2. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience progressive, pertinente et pratique dans un service administratif, de préférence dans une organisation internationale.
3. Avoir d’excellentes capacités d’organisation et de communication.
4. Être capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
5. Être capable de gérer efficacement les demandes internes et externes.
6. Être apte à travailler et coopérer avec des personnes d’origines diverses.
7. Justifier des compétences nécessaires pour exercer les fonctions de secrétariat.
8. Avoir une bonne connaissance des fonctions administratives.
9. Être capable de communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral en anglais et/ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
10. Maîtriser les logiciels standards (Word, Excel, Access, PowerPoint).

LE PRESENT POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ SUR LE PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.

SEULS LES RESSORTISSANTS DU CAMEROUN OU DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT LE DROIT DE SEJOURNER ET DE TRAVAILLER AU CAMEROUN SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PARRAINE PAS NI N’APPUIE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL ET DE RELOCALISATION POUR LE POSTE EN QUESTION.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG  

Postuler

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce so