Description de l'offre
Description du poste
Agence: PNUD
Titre: Assistant Exécutif à la DRR (Poste ouvert aux Camerounais)
Job ID: 36798
Practice Area – Job Family: Management – MANAGEMENT
Date de fin du poste vacant: (Midnight New York, USA) 31/05/2021
Lieu d’affectation: Yaoundé, Cameroun
Formation et expérience professionnelle: Diplômé C-HS ou équivalent – 5 année (s) d’expérience
Langues requises: Souhaitées: Anglais, Français
Grade: G5
Type de poste vacant: FTA
Type de poste local :
Bureau externe : Afrique
Durée du contrat: 1 an avec possibilité d’extension
| Arrière-plan | |
| Sous la direction et la supervision directe du Représentant résident adjoint, l’Assistant exécutif veille au fonctionnement efficace et efficient du Bureau du Représentant résident adjoint, à la confidentialité totale de tous les aspects de l’affectation, au maintien des procédures protocolaires, à la gestion du flux d’informations et au suivi des délais et les engagements pris. L’assistant exécutif travaille en étroite collaboration avec les équipes du Front Office, des programmes, du développement des affaires et des opérations, les agences des Nations Unies et les autorités nationales pour assurer un flux efficace d’informations, des actions sur les instructions, les ordres du jour. | |
| Devoirs et responsabilités | |
| Résumé des fonctions clés: – Fonctionnement efficace et efficient du bureau de la représentation résidente adjointe – Communications et soutien administratif efficaces au bureau Facilitation de l’acquisition et de la gestion des connaissances 1) Assure le fonctionnement efficace et efficient du Représentant résident adjoint en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants: – Gestion du bureau de représentation adjointe des résidents, garantissant à tout moment un environnement de professionnalisme et de travail d’équipe, et établissant des normes de conduite exemplaires pour l’équipe du bureau de pays; – Gestion efficace et discrète des horaires des Représentants résidents adjoints; – Organisation de réunions régulières et ad hoc; préparation de procès-verbaux et de résumés des actions à entreprendre; suivi des progrès sur les problèmes planifiés; suivi avec les points focaux; – Filtrage de toutes les communications entrantes, filtrage de la correspondance sortante pour la signature du superviseur, l’autorisation et les mesures à prendre par d’autres membres du personnel; la mesure du possible; – Respect du protocole approprié et des directives de correspondance par l’équipe du bureau de pays lors de la communication avec le gouvernement et d’autres partenaires externes; Utilisation d’un système de gestion de bureau automatisé. 2) Assure la fourniture de communications efficaces et d’un soutien administratif au bureau en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants: – Maintenance du système de classement assurant la garde des documents confidentiels; – Utilisation d’un système de classement automatisé; – Coordination du flux d’informations au bureau et diffusion de la communication institutionnelle et interservices au personnel selon les besoins; – Facilitation du partage d’informations avec les équipes de soutien à la gestion et de développement des affaires, des programmes et des opérations; – Suivi des délais, engagements pris, mesures prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au représentant résident adjoint; – Rédiger la correspondance de routine, les circulaires interservices, les notes d’information générales, les documents, les rapports et les procès-verbaux des réunions sur demande, les traductions si nécessaire; – Administration des voyages, réunions, rendez-vous et séances d’information du représentant résident adjoint. Y compris la rédaction de notes de fond; – Tenue à jour des rapports de situation des équipes, des meilleures pratiques, des leçons apprises, publication sur l’intranet de la section et compilation d’informations pour les agents de mobilisation des ressources et de communication; – Soutien à l’organisation d’événements de plaidoyer si nécessaire. 3) Assure la facilitation de l’acquisition et de la gestion des connaissances en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants: – Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique; – Organisation de formations pour le personnel du PNUD sur les questions de coordination, d’administration et de protocole. IV. Impact des résultats: Les principaux résultats ont une incidence sur l’efficacité du bureau de la représentation résidente adjointe. Une analyse et une présentation précises des informations renforcent la capacité du bureau de représentation résident adjoint et promeuvent l’image du PNUD en tant que contributeur efficace au développement du pays. La propre initiative du titulaire est déterminante pour les résultats des travaux et la finalisation en temps opportun. | |
| Compétences | |
| Compétences fonctionnelles: Établir des partenariats stratégiques Niveau 1.1: Maintenance des informations et des bases de données Analyse les informations générales et sélectionne les matériaux à l’appui des initiatives de création de partenariats Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances Niveau 1.1: Recherche et analyse de base Recherche les meilleures pratiques et propose de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches Connaissance du poste / Expertise technique Niveau 1.1: Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures Comprend les principaux processus et méthodes de travail relatifs au poste Possède une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de manière cohérente dans les tâches de travail S’efforce de maintenir à jour ses connaissances professionnelles grâce à des études autodirigées et à d’autres moyens d’apprentissage Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans les affectations de travail La promotion de l’ organisation Changement d’ un deuxième développement Niveau 1.1: Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel Documenter les « meilleures pratiques » en matière de changement organisationnel et de développement à l’intérieur et à l’extérieur du système des Nations Unies Démontre sa capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion Niveau 1.1: Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion Utilise des informations / bases de données / autres systèmes de gestion Fournit des données d’entrée pour le développement de composants système simples Orientation client Niveau 1.1: Maintient des relations clients efficaces Rapports aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée Organise et priorise l’horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients Établit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes Répond rapidement aux besoins des clients Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats Niveau 1.1: Collecte et diffusion d’informations Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de recevabilité et de systèmes de gestion axés sur les résultats Prépare les contributions en temps opportun aux rapports Maintient les bases de données Les compétences de base: Démontrer / sauvegarder l’éthique et l’intégrité Démontrer des connaissances organisationnelles et un bon jugement Développement personnel, prise d’initiative Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe Faciliter et encourager une communication ouverte dans l’équipe, communiquer efficacement Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi Gérer des conflits Apprendre et partager les connaissances et encourager l’apprentissage des autres. La promotion de l’apprentissage et de la gestion / partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel. Prise de décision éclairée et transparente | |
| Compétences et expérience requises | |
| Éducation: Enseignement secondaire (Baccalauréat ou équivalent) avec formation spécialisée en secrétariat ou gestion de bureau. Diplôme universitaire ou équivalent serait un atout Vivre: Au moins 5 ans d’expérience en secrétariat, en administration et en programmes à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés sont exigés au niveau national ou international. Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.).Expérience de la gestion de systèmes de gestion Web. Une expérience de travail dans un poste similaire avec le PNUD / ONU est hautement requise. Exigences linguistiques: La maîtrise du français et de l’anglais est requise | |
| Avertissement | |
| LES CANDIDATES FÉMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGÉES |
Toutes les candidatures doivent être soumises EN LIGNE sur: https://www.cm.undp.org/content/cameroon/fr/home/jobs—procurement.html
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