Assistant(e) Administrativ(e) et Financièr(e) NPSA4, Yaounde Cameroon

Assistant(e) Administrativ(e) et Financièr(e) NPSA4, Yaounde Cameroon

Assistant(e) Administrativ(e) et Financièr(e) NPSA4, Yaounde CameroonAdd Job to My Job Selections Yaounde, CameroonJob Identification2541Locations

• Yaounde, Cameroon

Posting Date02/25/2022, 01:03 PMApply Before03/13/2022, 05:59 AMDegree LevelFirst Terminal University Level Qualification 3/4 yearsJob ScheduleFull timeAgencyUNDPGradeNB2Vacancy TypeNational Personnel Service AgreementPractice AreaCrisis management / Country Management SupportBureauRegional Bureau for AfricaContract Duration8 monthsEducation & Work ExperienceBachelor’s DegreeOther CriteriaÊtre titulaire d’un Diplôme universitaire de niveau BAC+3 en comptabilité, finance, logistique ou tout autre diplôme équivalent.Required LanguagesFrançais, AnglaisDesired LanguagesExcellentes compétences en communication écrite et très bonne connaissance pratique du français et de l’anglais est une exigenceVacancy Timeline2 WeeksCopy Link

Job Description

1. Contexte

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 
 
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 

2.     Office/unit/project structure and context

Le Projet YouthConnekt Cameroon s’inscrit en droite ligne de la vision globale de l’initiative « YouthConnekt Africa ».  Aligné sur les cinq objectifs du Plan Cadre des Nations Unies pour l’Assistance au Développement (UNDAF, 2018-2020), les 4 piliers de l’UNDAF, les Objectifs de Développement Durable (ODD) à l’horizon 2030 et la vision 2063 de l’Union Africaine et, se projetant dans le Nouveau Cadre de Coopération pour le Développement Durable en cours de finalisation (UNSDCF 2021 – 2025), le Projet a pour but d’améliorer durablement l’autonomisation socioéconomique et l’engagement citoyen des jeunes pour leur meilleure implication au développement du pays.

2. Rationale / background and the objectives of the unit or project

Pour atteindre cet objectif, le Programme va contribuer à : 

(i) Accroitre l’accès des jeunes (femmes et hommes) aux opportunités d’emplois décents ; 

(ii) Renforcer l’éducation civique, la participation citoyenne et la cohésion sociale ; 

(iii) Renforcer l’interconnexion inter et intra-générationnelle à travers des approches innovantes reposant sur une synergie d’actions entre tous les acteurs ; 

(iv) Réduire l’écart genre ;

(v) Renforcer l’Education complète à la sexualité et la santé reproductive des adolescent(e)s et des jeunes.

3. Briefly describe how the required services will contribute to the work of the unit/project

La mise en œuvre de ce projet dont la couverture géographique se veut nationale, débute par une phase pilote de trois ans. Elle fait intervenir à la fois des actions aux niveaux stratégique et local. Les actions stratégiques visent notamment à mettre les institutions concernées au cœur des interventions du projet de manière à inscrire ses effets dans la durée et assurer le passage à l’échelle. Les actions du niveau local quant à elles ciblent une meilleure prise en compte des besoins des bénéficiaires ainsi que leur participation dans tout le processus de mise en œuvre. Les aspects transversaux tels que le suivi-évaluation, le genre et la communication sont également pris en compte et développés.

3.    Scope of Work 

(i) Faciliter et coordonner les relations de services

• Préparer les correspondances, rapports, mémos, circulaires, fax demandés pour signature et mise en forme finale des documents ;
• Gérer le courrier départ/arrivée et contrôler sa qualité
• Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission ;
• Préparer les réunions du personnel du programme, prendre des notes et préparer les comptes rendus ;
• Concevoir et mettre à jour un système de classement des dossiers du programme ;
• Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs, fonctionnaires du gouvernement, des services et des organisations en relation avec les activités du Programme ;
• Participer aux activités du programme ;
• Effectuer toute autre tâche que le superviseur pourrait lui confier.

(ii) Accomplir les tâches courantes relatives aux activités financières et administratives de l’Unité de Gestion du Projet

• Rédiger toutes correspondances relatives à l’administration et aux finances ;
• Analyser les documents relatifs aux finances avant paiement ;
• Gérer le stock des intrants et fournitures diverses du programme et initier les demandes de service à soumettre au bureau du PNUD et procéder aux achats locaux et effectuer leur paiement dans la petite caisse en conformité avec les règles et les procédures en la matière ;
• Appuyer l’UGP dans la gestion des ressources financières du projet selon l’approche harmonisée de transfert d’espèces (HACT) ;
• Assurer la gestion administrative, financière et logistique des séminaires, ateliers et réunions ;
• Préparer et transmettre les éléments de rapportage financier au superviseur et aider à acquérir toute information financière et comptable requise à l’élaboration des rapports financiers et audit ;
• Participer à l’élaboration des rapports trimestriels de décaissement, rapport annuel sur les biens durables (inventaires des biens et équipements), rapports annuels sur l’état des fonds, rapport annuel sur les dépenses ;
• Participer à la vérification définitive des comptes ;
• Veiller à la bonne gestion et à la maintenance des bureaux et espaces annexes alloués au programme national, dans le cadre du MOU inter agences ;
• Tenir à jour tous les documents comptables et financiers ;
• Faciliter les procédures d’Audit et leur apporter également sa coopération selon les besoins.

2. If applicable, include any relevant  literature/data/information/policy framework that may be required for each activity.   

4.      Institutional Arrangement

L’ assistant/e travaille sous la responsabilité du Chef du Projet.

5.      Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Min. Academic Education

Être titulaire d’un Diplôme universitaire de niveau BAC+3 en comptabilité, finance, logistique ou tout autre diplôme équivalent.

Min. years of relevant Work experience 

• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins un (01) année dans le domaine de la comptabilité financière et/ou des achats 
• Avoir une bonne maîtrise de l’Internet et de l’outil informatique, traitement de texte(WORD), tableur (EXCEL), graphique (POWERPOINT), etc.

Required  skills and competencies

Gestion Comptable / financière et budgétaire pour :

• -Analyser les documents relatifs aux finances avant paiement ; Appuyer l’UGP dans la gestion des ressources financières du projet selon l’approche harmonisée de transfert d’espèces (HACT) ; Préparer et transmettre les éléments de rapportage financier au superviseur et aider à acquérir toute information financière et comptable requise à l’élaboration des rapports financiers et audit ; Tenir à jour tous les documents comptables et financiers.

Gestion logistique :

-Gérer le stock des intrants et fournitures diverses du programme et initier les demandes de service à soumettre au bureau du PNUD ; Assurer la gestion logistique des séminaires, ateliers et réunions. Participer à l’élaboration des rapports trimestriels de décaissement, le suivi du rapport annuel sur les biens durables (inventaires des biens et équipements). 

Gestion Administrative :

• -Préparer les correspondances, rapports, mémos, circulaires, fax demandés pour signature et mise en forme finale des documents ; Gérer le courrier départ/arrivée et contrôler sa qualité ; Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission ; Préparer les réunions du personnel du programme, prendre des notes et préparer les comptes rendus 

Gestion des achats :

Initier les demandes de service d’acquisitions des biens et services (achats) à soumettre au bureau du PNUD et procéder aux achats locaux et effectuer leur paiement dans la petite caisse en conformité avec les règles et les procédures en la matière. Avoir une bonne maîtrise du processus des achats des biens tant au niveau national qu’international

-Veiller à la bonne gestion et à la maintenance des bureaux et espaces annexes alloués au programme/Projet.

Desired additional skills and competencies

Describe any additional qualifications:

•            Etre de nationalité camerounaise,

•           Une experience du portefeuille resilience économique serait un atout;

•            Avoir d’excellentes capacités organisationnelles et être en mesure de produire des résultats de qualité dans les délais impartis 

•            Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative, financière et des procédures financières d’achat ;

•            Une bonne connaissance des procédures administratives et financières du système des Nations Unies et particulièrement du PNUD est un atout;

•            Justifier de bonnes capacités rédactionnelles (correspondances, rapports, comptes rendus etc…)

•            Avoir une connaissance de la préparation et de l’organisation des ateliers et séminaires ;

•            Avoir un esprit d’initiative et de travail en équipe ainsi qu’un sens élevé de la confidentialité ;

•            Avoir une bonne aptitude à travailler sous pression, et faire preuve d’une grande responsabilité dans un milieu de diversité culturelle ;

•            Etre dynamique, avoir une bonne présentation et le sens des relations humaines ;

Required Language(s) (at working level)

Excellentes compétences en communication écrite et très bonne connaissance pratique du français et de l’anglais est une exigence

6.           Travel:   

1. Include any official travel expected to be associated with performing the functions 

• Préparer les dossiers de missions et voyage dans le cadre de la mise en oeuvre des activités du projet (Termes de référence, visa de sécurité, medical clearance, reservation d’hotels, 
• Assurer le paiement des frais de mission des missionnaires aux taux en vigueur, 
• Suivre enfin les liquidations des missions.

7.       The following documents shall be required from the applicants:

1. Personal CV or P11, indicating all past positions held and their main underlying functions, their durations (month/year), the qualifications, as well as the contact details (email and telephone number) of the Candidate, and at least three (3) the most recent professional references of previous supervisors. References may also include peers.
2. A cover letter (maximum length: 1 page) indicating why the candidate considers him-/herself to be suitable for the position.
3. Managers may ask (ad hoc) for any other materials relevant to pre-assessing the relevance of their experience, such as  reports, presentations, publications, campaigns or other materials.

Mentions légales

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Informations importantes pour les candidats 

Ce poste est soumis à un recrutement local. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD 

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d’œuvre 

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

Avertissement de fraude

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.