POSITIONNEMENT ET RELATIONS HIERARCHIQUES
- Supérieur hiérarchique N+1 : Responsable du Département administratif & financier;
- Supérieur hiérarchique N+2 : Directeur Général.
NIVEAU REQUIS :
- BAC+ 2 au moins en secrétariat, RH;
- Avoir au moins 5 ans d’experiences professionnelle. les stages professionnelles et académique ne seront pas pris en compte dans le nombre d’année professionnelle requis;
- Bonne maitrise de l’outil informatique.
ACTIVITES DU POSTE
- Rédaction de diverses correspondances administratives et des Ressources humaines;
- Gestion du courrier entrant et sortant;
- Archivage en soft et hard des documents;
- Dépôt, Réception et vérification des factures;
- Retraits et dépôts des contrats auprès des clients et fournisseurs;
- Gestion de l’agenda du DG (consacrer au moins 60% du temps au service du Directeur Général);
- Organisation des voyages du DG (Demandes de visas, réservation hôtels…);
- Organisation des réunions et suivi des décisions et résolutions issues de ces réunions;
- Production des états de présence hebdomadaire du personnel à partir du registre des présences;
- En qualité d’assistante à la section ressources humaine, tenir à jour et de manière sécurisée les dossiers; du personnel. Par conséquent, être la seule, en dehors de sa hiérarchie, à accéder au contenu du dossier du personnel pour y classer ou extraire les documents;
- Tenir le registre d’entrée et sortie des dossiers du personnel de leur lieu de conservation;
- Créer et classer des dossiers du personnel nouvellement recruté;
- Archivage les dossiers du personnel ne faisant plus partie des effectifs;
- Etablissement des demandes de fonds;
- Etablissement des pièces de caisse;
- Organisation des évènements liés à l’entreprise;
- Planification et gestion des fournitures de bureau et d’entretien (s’assure que le matériel de bureau, d’entretien est disponible pour la bonne continuité du travail);
- Assurer l’ordre et la propreté du bureau du DG et s’assurer de manière générale que les locaux sont bien entretenus par la Dame de ménage;
- Assurer la tenue en bon état de propreté du secrétariat;
- Assurer l’ouverture des bureaux;
- Suivi quotidien du personnel au travail, puis gestion des absences et des congés payés;
- Gestion administrative de la formation (plan de formation et son calendrier, formalités administratives, impact de la réforme de la formation professionnelle, …);
- Préparation des entretiens d’embauche (apprêter les CV et les fiches d’entretiens, l’orientation des candidats, préparation de la salle et du matériel d’entretien, …);
- Suivi des déplacements professionnels du personnel (Missions)
- Suivi des contrats de travail (à renouveler, à proroger, à interrompre, à faire signer…);
- Suivi des dossiers CNPS et Assurance maladie;
- Gestion administrative des départs (démission, licenciements, retraite, etc…);
- Elaboration des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absentéisme, congés, accident de travail et maladies professionnelles, turn-over, salaires et charges sociales, frais de missions, etc…);
- Réaliser une veille administrative et juridique en matière des Ressources humaines;
- Etre disponible pour toute autre tâche qui lui sera confiée par la hiérarchie.
Contact: contact@batratel.com
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