CONSULTANT POUR LA GESTION DES ARCHIVES PHYSIQUES EN COURS ET L’ELABORATION D’UNE POLITIQUE DE GESTION DES ARCHIVES A L’ACMS

AVIS D’APPEL A CANDIDATURES POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT POUR LA GESTION DES ARCHIVES PHYSIQUES EN COURS ET L’ELABORATION D’UNE POLITIQUE DE GESTION DES ARCHIVES A L’ACMS

Contexte et justification

          L’Association Camerounaise pour le Marketing Social (ACMS), recherche pour la gestion des archives physiques en cours et l’élaboration d’une politique de gestion des archives, un (01) Consultant (H/F).    

          L’ACMS (Association Camerounaise de Marketing Social), partenaire de Population Services International (PSI), est une Organisation Non Gouvernementale à but non lucratif, spécialisée dans le marketing social des produits et services de santé et dans la communication pour le changement de comportement. Elle intervient dans les domaines de la prévention du VIH/SIDA, du paludisme, de la santé de la reproduction, de la prévention et de la prise en charge des maladies diarrhéiques. Grâce à son réseau de distribution, ACMS assure la disponibilité et l’accessibilité des produits de prévention et/ou de traitement des maladies et affections ci-dessus citées sur toute l’étendue du territoire national.

           L’ACMS est membre au réseau Populations Services International (PSI). PSI est une organisation de renommée mondiale intervenant dans le domaine de la santé et dont les programmes ont pour cible le paludisme, la survie de l’enfant, le VIH et la santé reproductive.

          Dans le cadre des opérations de l’ACMS, un flux important de documents électroniques et physiques est échangé entre les différents acteurs internes et externes constituant une archive de demain.

          Il n’existe pas de véritable politique de gestion d’archives documentée propre à la plateforme. Les « archives » sont stockées dans un local qui n’a plus d’espace. Une délocalisation est opérée à la mezzanine du magasin et au sein de différents bureaux. Dans le cadre de son fonctionnement décentralisé à travers les bureaux régionaux, les documents originaux sont transférés pour traitement, au siège et assez souvent ne sont conservées en région que les photocopies.

        Compte tenu de ce contexte, la personne retenue devra gérer les archives physiques actuelles et élaboreront une politique de gestion des archives (électroniques et physiques) en termes de rangement, classement, conservation et destruction.

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Type de contrat : Consultation 

Date de Début de la mission : 1er septembre 2022

Durée de la Mission : Trois (03) mois dès la signature du contrat

Description de la mission

Le Consultant aura pour principale mission de :

• Définir ce que c’est qu’une archive et d’appliquer la politique d’archivage afférente à chaque archive ;
• Rédiger une politique de gestion des archives en matière de rangement, classement, conservation et destruction suivant la législation en vigueur ;
• Proposer un système de rangement physique et électronique visant la localisation et l’identification aisée des documents ;
• Procéder à un tri des archives par date de conservation légale et proposer un système de destruction après avoir scanné tout document original ;
• Identifier tous les documents existants et ne constituant pas d’archives et proposer un système de destruction ;
• Proposer un système de sécurisation des archives en termes de confidentialité, de perte, de détérioration ou de vol.

Livrables :

• Proposition d’une politique de gestion des archives ;
• Liste des documents scannés ;
• Liste des documents à détruire ;
• Rapport de la mission reprenant le plan de rangement, classement et conservation.

Qualifications et expérience professionnelle requises 

Diplômes requis :  

• Diplômes, certificat d’au moins deux ans de formation dans le domaine documentariste, archiviste et connexe ; 

Expériences Professionnelles requises:  

• Agrément à exercer ou tout document attestant de votre expertise dans le domaine des prestations d’archivages (Diplôme, certificat d’au moins deux ans de formation) ;
• 03 références des six dernières années d’archivistes ou dans le domaine (réalisations similaires au sein des ONG/ organisations internationales ou entreprises reconnues) ;
• (A justifier par un certificat de travail, une attestation de service rendu, ou tout autre document attestant les réalisations).

Dossier de candidature :

1) Une Lettre de motivation ;

2) Un curriculum vitae détaillé (CV) suivant le formulaire disponible à cet effet sur le site : htpp : www.acms-cm.org ;

3) Photocopies des diplômes exigés. Une vérification des Diplômes sera effectuée pour le/la candidat (e) retenu(e) ;

4) Les photocopies des documents qui justifient l’expérience du / de la candidat (e), (Attestation, d’emploi, certificat de travail, ou tout autre document y relatif) ;

5) Dossier Administratif de l’intéressé

Lieu de dépôts des dossiers :

Les dossiers complets seront envoyés à l’adresse suivante : CM_recrutement@acms-cm.org et jobs.acms-cm.org

STATUT 

• Exempt

PSI est un employeur équitable et encourage les candidatures de personnes qualifiées sans distinction de race, religion, couleur, sexe, âge, origine nationale, handicap, orientation sexuelle, état matrimonial, apparence personnelle, immatriculation, appartenance politique, statut ou responsabilités familiales, identité ou expression sexuelle, grossesse, accouchement, conditions médicales connexes ou allaitement maternel, information génétique, amnistie, ancien combattant, ancien combattant handicapé, statut de membre des forces armées ou de statut professionnel.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées et seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

L’ACMS se réserve le droit de procéder à un recrutement de niveau inférieur ou sur la base d’un profil de poste modifié.