Description de l'offre
Description du poste
Agence: PNUD
Titre: Associé exécutif du représentant résident (uniquement pour les camerounais)
| Arrière-plan | |
| Sous la direction et la supervision directe du RR, l’associé exécutif auprès du RR assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau des RR, une confidentialité totale dans tous les aspects de l’affectation, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d’informations et le suivi des délais et des engagements fait.L’associé exécutif peut superviser le personnel de secrétariat et de bureau du bureau. L’associé exécutif de RR travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, les agences des Nations Unies et les autorités nationales pour assurer une circulation efficace des informations, des actions sur les instructions, les ordres du jour. Devoirs et responsabilités Devoirs et responsabilités: 1) Assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau des RR en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants: – Tenue à jour du calendrier du superviseur, contacts avec les visiteurs de haut niveau, organisation des rendez-vous et des réunions, agir en tant qu’interprète si nécessaire et / ou rédiger un compte rendu. – Maintenance des procédures de protocole. – Préparation de documents d’information de haute qualité pour le superviseur pour les rendez-vous, les réunions, les missions. – Préparation de traductions informelles. – Gestion des missions RR et calendrier de représentation. – Maintenance des listes de partenaires de haut niveau, listes téléphoniques. – Préparation de la correspondance, des directives, des commentaires au nom du RR pour sa signature et en faisant le suivi si nécessaire. – Utilisation de systèmes de gestion de bureau automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau RR. 2) Assure la fourniture d’un soutien efficace en matière de communication au bureau en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants: – Maintenance du système de classement assurant la garde des documents confidentiels. – Utilisation d’un système de classement automatisé. – Coordination du flux d’information au bureau, suivi des dossiers de diffusion. – Facilitation du partage d’informations entre l’équipe de pays des Nations Unies et le PNUD. – Suivi des délais, engagements pris, mesures prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au RR. – Filtrage de tous les appels entrants et de la correspondance. – Présentation de propositions pour éliminer les goulots d’étranglement de communication dans le bureau et rationaliser les procédures de bureau entre le bureau du superviseur et la division subordonnée. 3) Assure la facilitation de l’acquisition et de la gestion des connaissances en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants: – Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. – Organisation de formations spécialisées pour secrétaires. – Organisation de formations pour le personnel des Nations Unies sur les questions de coordination, d’administration et de protocole. IV. Impact des résultats Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité du bureau RR. Une analyse et une présentation précises des informations renforcent la capacité du bureau des RR et promeuvent l’image du PNUD en tant que contributeur efficace au développement du pays. La propre initiative du titulaire est déterminante pour les résultats des travaux et la finalisation en temps opportun. Compétences Compétences fonctionnelles: Établir des partenariats stratégiques Niveau 1.1: Maintenance des informations et des bases de données Analyse les informations générales et sélectionne les matériaux à l’appui des initiatives de création de partenariats Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances Niveau 1.1: Recherche et analyse de base – Recherche les meilleures pratiques et propose de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses – Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches – Connaissance du poste / Expertise technique Niveau 1.1: Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures – Comprend les principaux processus et méthodes de travail relatifs au poste; – Possède une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de manière cohérente dans les tâches de travail; – S’efforce de maintenir à jour ses connaissances professionnelles grâce à des études autodirigées et à d’autres moyens d’apprentissage; – Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans les affectations de travail. La promotion de l’ organisation Changement d’ un deuxième développement Niveau 1.1: Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel Documenter les « meilleures pratiques » en matière de changement organisationnel et de développement à l’intérieur et à l’extérieur du système des Nations Unies Démontre sa capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions. Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion Niveau 1.1: Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion – Utilise des informations / bases de données / autres systèmes de gestion; – Fournit des données d’entrée pour le développement de composants système simples. Orientation client Niveau 1.1: Maintient des relations clients efficaces – Rapports aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée; – Organise et priorise l’horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients; – Établit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes; – Répond rapidement aux besoins des clients. Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats Niveau 1.1: Collecte et diffusion d’informations – Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de recevabilité et de systèmes de gestion axés sur les résultats; – Prépare les contributions en temps opportun aux rapports; – Maintient les bases de données. Les compétences de base: – Démontrer / sauvegarder l’éthique et l’intégrité; – Démontrer des connaissances organisationnelles et un bon jugement; – Développement personnel, prise d’initiative; – Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe; – Faciliter et encourager une communication ouverte dans l’équipe, communiquer efficacement; – Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi; – Gérer des conflits; – Apprendre et partager les connaissances et encourager l’apprentissage des autres; – La promotion de l’apprentissage et de la gestion / partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel; – Prise de décision éclairée et transparente. Compétences et expérience requises Éducation: – Enseignement secondaire (Baccalauréat ou équivalent) avec formation spécialisée en secrétariat; – Diplôme universitaire ou équivalent serait un atout. Vivre: – 6 ans d’expérience en secrétariat, en administration et en programmes à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés sont exigés au niveau national ou international; – Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), expérience de la gestion de systèmes de gestion Web. Une expérience de travail dans un poste similaire avec le PNUD / ONU est hautement requise. Exigences linguistiques: Maîtrise du français et de l’anglais Avertissement LES CANDIDATES FÉMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGÉES. ID du poste : 36309 Domaine de pratique – Famille d’emplois: Gestion – GESTION Date de fin du poste vacant: (Minuit New York, États-Unis) 31/05/2021 Lieu d’ affectation: Yaoundé, Cameroun. Grade: G6 Type de poste: FTA Type de poste local : Bureau externe : Afrique Durée du contrat: 1 an avec possibilité de prolongation Toutes les candidatures doivent être soumises EN LIGNE sur: https://www.cm.undp.org/content/cameroon/fr/home/jobs—procurement.html |
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