Compound Manager (Ré-annonce)

Titre du poste : Compound Manager

Niveau du poste : NOA (Contrat à Durée Déterminée – Renouvelable)

Nombre d’ouvertures : 01

Unité/ Division : Finance

Durée du contrat : 12 mois

Lieu d’affectation : Buea

À propos du PAM

Assister près de 100 millions de personnes dans environ 83 pays chaque année, le Programme alimentaire mondial (PAM) est la principale organisation humanitaire qui sauve et change des vies, fournit une aide alimentaire dans les situations d’urgence et travaille avec les communautés pour améliorer la nutrition et renforcer la résilience.

Notre mission est d’aider le monde à atteindre la Faim Zéro de notre vivant.

Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

Contexte organisationnel

a) renforcer les systèmes et capacités nationaux pour assurer la sécurité alimentaire et nutritionnelle ; b) contribuer à une plus grande efficacité des interventions de réponse aux crises ; c) garantir l’accès à des aliments nutritifs plutôt qu’à la fourniture tout en renforçant les capacités et les systèmes nationaux de protection sociale, de préparation et de réponse aux situations d’urgence et de programmes et services dirigés par le gouvernement ; et d) accroître la résilience en se concentrant sur les systèmes alimentaires plutôt que sur l’accès à la nourriture, grâce au développement de solutions intégrées qui peuvent être étendues par le gouvernement et le secteur privé.

Que ferez-vous?

Les agences des Nations Unies au Cameroun ont un bureau à Buea et ont décidé de mener leurs opérations en partageant un bâtiment commun. A cet effet, ils ont signé un MoU fixant les conditions de partage de l’espace et des charges locatives. Afin de coordonner et de gérer les aspects opérationnels et administratifs liés à la mise en œuvre des programmes et activités, et au fonctionnement des locaux communs, les Agences ont convenu de recruter un Assistant Administratif & Chef de Groupe (AAOCM).

Sous la supervision administrative du chef du bureau extérieur Buea/Bamenda et la supervision technique du chef des finances et de l’administration du PAM-AFO, l’assistant administratif et chef de groupe (AAOCM) sera responsable de la gestion administrative des opérations des Nations Unies en Buéa/Bamenda. Il / elle doit travailler conformément au protocole d’accord régissant l’accord entre les agences participantes ; préparer des contrats à long terme pour l’entretien des équipements, l’entretien et le nettoyage des locaux, l’entretien des bâtiments, le gardien et les recommandations pertinentes pour améliorer les services. Il / elle sera en contact permanent avec toutes les agences résidant dans l’immeuble pour répondre à leurs besoins d’assistance administrative pour leurs opérations sur le terrain et assurera la liaison avec le bailleur en cas de besoin. Il/elle est responsable de s’assurer que les opérations du bâtiment commun sont conformes aux exigences minimales de sécurité prescrites par l’UNDSS et l’équipe de sécurité de l’Agence. Il/elle facilite les travaux du comité de gestion du bâtiment commun.

Pourquoi travailler avec nous ?

Le PAM fournit une aide alimentaire à plus de 86 millions de personnes dans 83 pays, dont le Cameroun. Votre travail aura un impact positif sur la vie des personnes les plus vulnérables du monde.
Vous rejoindrez une équipe diversifiée de professionnels et aurez l’occasion d’échanger vos expériences avec vos collègues et d’apprendre continuellement les uns des autres.
Le PAM investit dans la formation et le développement de ses employés par le biais d’une gamme de programmes de formation, d’accréditation, de mentorat et d’autres, ainsi que par le biais d’opportunités de mobilité internationale.
Notre équipe grandit à l’échelle nationale et internationale et le moment pour nous rejoindre ne peut pas être meilleur !
Rejoignez-nous pour faire la différence, regardez cette vidéo pour en savoir plus sur nous !!

Lien : https://www.youtube.com/watch?v=RnaxfnNKdsM

Responsabilités clés (non exhaustives, ni exhaustives) :

Sous la supervision directe du chef du bureau extérieur, le responsable du complexe effectuera, entre autres tâches, les activités suivantes :

1. Encadrement du personnel ci-dessous :

Responsable du registre : assurer la réception, l’enregistrement et la distribution du courrier entrant.
Standardistes : assurer des performances satisfaisantes et gérer leur présence.
Agents de nettoyage du bâtiment commun : s’assurent d’une exécution satisfaisante de leur travail et gèrent leur présence.
Agents communs de sécurité des bâtiments : s’assurent de la bonne exécution de leur travail et gèrent leur présence.
Assistant informatique : s’assurer de la bonne exécution de son travail et gérer sa présence.
Opérateurs radio : s’assurer de la bonne exécution de leur travail et gérer leur présence.
Prestations extérieures :
Services publics : S’organiser pour coordonner le travail des prestataires en plomberie, électricité, etc. S’assurer que les prestations ci-dessus sont de qualité satisfaisante et certifier l’exactitude des factures y afférentes.
Entretien : assurer l’entretien quotidien de la climatisation, de l’électricité, de l’eau et les éventuelles réparations en concertation avec le bailleur.
Équipements : Assurer le fonctionnement des équipements dans les aires communes, tels que : équipements de salle de conférence, vidéosurveillance, extincteurs, portes automatiques, etc. Coordonner et assurer les petites réparations ponctuelles, celles de nature plus importante à faire en consultation avec les achats et l’OM du PAM.
Assurer la fourniture et la continuité des services en dehors des heures de bureau et les jours fériés par des contrats de maintenance adaptés.
Évaluer les prestataires de services avec un accord à long terme ou sur des contrats sur une base trimestrielle et présenter les résultats aux achats et à l’AFO du PAM.
Mobilier et inventaire
Tenir et mettre à jour les registres des biens
Tenir et mettre à jour les fichiers relatifs aux équipements
Coordination et opérations
L’AACM est chargée de collecter les données opérationnelles auprès des prestataires de services et de les transmettre à l’AFO du PAM dans le but de rentabiliser et d’optimiser les opérations de l’ONU Sur le terrain.
Assurer le partage des biens.
Sera responsable de la diffusion des activités des Agences dans la région.
Planifier et organiser des réunions de consultation avec les responsables de l’Agence.
Surveiller la présence du personnel de l’ONU.
L’AAOCM est chargé de veiller à ce que les exigences minimales de sécurité prescrites par l’UNDSS et l’équipe de sécurité de l’agence soient appliquées dans le bâtiment sous sa coordination.
Gérer et conserver les demandes de réservation des salles de réunion communes. L’AAOCM joindra au rapport mensuel susmentionné les demandes de réservation de la salle de conférence commune de toutes les agences des Nations Unies résidant dans le bâtiment commun.
L’AAOCM est tenue de préparer un questionnaire qui synthétise les commentaires et suggestions pour améliorer le fonctionnement général du bâtiment et de le partager régulièrement avec les Agences sur place, de recueillir et consolider les suggestions éventuelles et de les présenter au Comité de Direction.
Rapports financiers et planification
L’AAOCM doit :

Soumettre un rapport mensuel au Ho sur les activités administratives du mois. Le rapport doit couvrir les activités entreprises au cours du mois passé et les activités prévues pour le mois suivant ainsi que l’état de l’exécution financière du budget. Le rapport doit être distribué à tous les membres du comité de gestion, le cas échéant, par courrier électronique avant leur réunion mensuelle.
Tenir à jour mensuellement les dépenses communes des immeubles et faire rapport au comité de gestion le 10 ou le 10 de chaque mois.
Budget annuel : préparer et planifier le budget annuel pour chaque année sur la base du rapport d’exécution financière de l’année précédente et le faire examiner par le Comité de Direction préalablement à l’approbation des responsables des Agences.
Gérer 500 USD pour les dépenses quotidiennes et préparer un rapport détaillé et précis des dépenses ainsi que des pièces justificatives et les soumettre pour approbation au directeur des opérations du PAM avant tout autre renflouement. Le rapport sur la petite caisse doit être soumis dès que 75 % du montant en espèces est dépensé pour donner au PAM le temps de vérifier et de traiter les dossiers.
Acquisitions pour les espaces communs
Sur la base d’un plan d’acquisition des biens et services établi par le Comité de Gestion et validé par les Chefs d’Agences à travers le budget annuel, l’AAOCM coordonne l’opérationnalisation des programmes approuvés, en concertation avec les différentes unités du projet. PAM.

Compétences fonctionnelles :  

Établir des partenariats

Maintenir l’information et les bases de données

Analyser les informations générales et sélectionner du matériel à l’appui des initiatives de création de partenariats
Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Recherche et analyse de base

Rechercher les meilleures pratiques et proposer de nouvelles façons de faire plus efficaces
Connaissances professionnelles /expertise technique

Fondamental connaissance des processus, méthodes et procédures

CONSCIENT des principaux processus et méthodes de travail concernant la position
Comprendre les principaux processus et méthodes de travail liées à la position
Avoir une compréhension de base des procédures et des politiques d’ organisation liées à la position et les appliquer de manière cohérente à l’emploi.
Efforcez-vous de rester à jour avec l’auto-apprentissage et d’autres moyens d’apprentissage.
Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans l’accomplissement de leurs tâches.
Capacité à effectuer une gamme de tâches spécialisées liées à la gestion commune des bâtiments, à la passation des marchés, à la gestion des stocks et des achats, y compris l’organisation et la conduite des processus d’approvisionnement, la mise en œuvre de stratégies de passation de marchés et de délocalisation, la création de rapports et le contrôle des stocks.
Bonne connaissance des règles et réglementations financières
Capacité à fournir des données sur les processus métier et à mettre en œuvre de nouveaux systèmes
Promouvoir le changement et le développement organisationnels

Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel

Démontre sa capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions
 Conception et mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion

 Collecte et mise en œuvre de données des systèmes de gestion

Utilisation des informations / Bases de données / Autres Systèmes de gestion.
Orientation client

 Maintient des relations efficaces avec les clients Rendre

compte aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée
Organise et hiérarchise le calendrier de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients
Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats

Rassembler et diffuser des informations

Rassembler et diffuser des informations sur les meilleures pratiques en matière de système de responsabilisation et de gestion axée sur les résultats

Compétences essentielles :

Démontrer des connaissances organisationnelles et un bon jugement
Auto-développement, prise d’initiative
Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe
Faciliter et encourager une communication ouverte dans l’équipe, communiquer efficacement
Créer des synergies par la maîtrise de soi
Gérer les conflits
Apprendre et partager les connaissances et encourager l’apprentissage des autres. La promotion de l’apprentissage et de la gestion/partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel.
Prise de décision éclairée et transparente

Qualifications et exigences clés

Formation : Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise (maîtrise ou équivalent) en administration, finance, comptabilité, gestion, économie ou autres dans le domaine concerné, ou premier diplôme universitaire dans la ou les mêmes matières avec 2 années supplémentaires de travail connexe de l’expérience.

Connaissances, compétences et expérience pour l’entrée dans le rôle :

5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de la gestion, de l’administration, de la comptabilité, des finances, de la gestion et de l’économie sont requis au niveau national ou international.
Une expérience dans une agence de développement, une organisation privée ou une organisation internationale dans la gestion d’un immeuble serait un atout.
Une expérience de travail dans un lieu d’affectation d’urgence est un atout.
Expérience dans l’utilisation d’outils informatiques et MS Office (Word, Excel, etc.), expérience en système de gestion informatisé.

Langues :

Parfaite connaissance de l’anglais, parlé et écrit.
La connaissance du français fonctionnel serait un atout important.

Date limite de candidature

Date: 10 août 2021 à 23h59

Ce poste est ouvert aux ressortissants camerounais uniquement

Termes et conditions

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires. La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n’est tolérée. Nous visons la parité dans nos équipes en Afrique de l’Ouest et du Centre.

 

Les candidates qualifiées sont particulièrement encouragées à postuler.

Toutes les candidatures doivent être soumises EN LIGNE à :  https://www.wfp.org/careers/job-openings