Agent des finances et de l'administration

Description

L’agent des finances et de l’administration sera responsable des rôles financier et administratif sur le terrain et travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques sur place. Il / Elle s’occupera du traitement quotidien des factures et des dépenses du portail du personnel conformément aux politiques et procédures internes de l’AWF et des donateurs. Ce poste, qui sera basé dans le parc national de Faro, fournira également un soutien pour les tâches administratives et routinières liées à la trésorerie qui nécessitent une action urgente, des consultations constantes et des suivis fréquents avec le personnel de terrain et du programme.

Fonctions et responsabilités clés

• Fournir un soutien au personnel sur le terrain dans plusieurs fonctions allant de la formation et de l’assistance au système au traitement réel des transactions en leur nom.
• Entrer et soumettre toutes les factures directes avec une documentation adéquate et suivre avec le personnel sur le terrain toute approbation retardée.
• Affichage du kilométrage du véhicule
• Traitement des paiements système approuvés et validés
• Soutenir les examens des dépenses des sous-bénéficiaires
• Aider à effectuer les rapprochements des relevés des fournisseurs et répondre aux demandes ponctuelles des fournisseurs.
• Assurer l’affichage complet de toutes les dépenses pour la clôture mensuelle des livres.
• Traiter les demandes d’avance / remboursement de voyage du personnel, débourser de l’argent, examiner les retraites anticipées, générer des notes de crédit et identifier les problèmes.
• Réconciliez régulièrement les cartes fournisseur des employés et le compte de dépôt d’avance de voyage.
• Assurez-vous que les dépôts du solde des voyages sur le terrain sont mis en banque tous les mois.
• Scannez tous les documents financiers et sauvegardes des dépenses de voyage.
• Classer et archiver tous les documents financiers selon les systèmes établis.
• Maintenir le codage logique électronique, l’indexation et les références des analyses.
• Rédiger et envoyer des chèques manuels selon les instructions du superviseur.
• Passez en revue les départs à la retraite et identifiez les problèmes

• Administrer la petite caisse, initier des recharges, organiser des heures de petite caisse et traiter les paiements.
• Saisissez les dépenses de petite caisse dans le système dans le cadre de la clôture mensuelle.
• Maintenir des soldes optimaux de petite caisse et informer le superviseur des besoins de réapprovisionnement en espèces.
• Effectuer une circularisation des clients internes et externes sur une base mensuelle.
• Assurez-vous que les politiques de l’organisation sont strictement respectées et identifiez tout problème au superviseur.
• Assumer d’autres tâches ponctuelles assignées par des cadres supérieurs des finances.

Exigences

Qualifications

• Baccalauréat en finance, en affaires et en comptabilité.
• Expert-comptable agréé (CPA).
• Au moins cinq ans d’expérience dans un bureau des finances occupé.
• Haut niveau de compétence dans Microsoft Excel.
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
• La connaissance de tout système comptable est un avantage supplémentaire.
• Capacité de prêter attention aux détails et de suivre les instructions.
• Auto-organisé et capable de prendre sa propre initiative.
• Facile à former et désireux d’apprendre.
• Capacité à gérer des sujets sensibles et confidentiels avec le plus haut niveau de professionnalisme.
• Solides capacités de résolution de problèmes et compétences organisationnelles