Opportunité : Assistante de Direction

FICHE DE POSTE ASSISTANTE DE DIRECTION :

PROFIL RECHERCHE

• BAC + 2 en Assistante de Direction, Ressources Humaines
• Expérience : Minimum de 3 ans sur un poste similaire
• Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
• Maîtrise des packs office : Word, Excel, Tableur, Powerpoint ; tableur/base de données ; autres,

Langues :

• Très bonne pratique du français : écrit et oral ;
• Pratique de l’anglais, une langue locale et/ou régionale serait un plus ;

Communication :

• Appétence forte pour la communication institutionnelle
• Pratique aisée de la communication via les réseaux sociaux : Facebook ; twitter ; …

Qualités requises :

• Organisé, autonome dans la fonction, consciencieuse
• Rigueur, une grande discrétion

Volet Assistanat: 

• Mise en place du bureau d’ordre
• Réserver un accueil convivial aux visiteurs
• Organiser des déplacements professionnels nationaux et internationaux (formalités, billetterie, logistique et logement)
• Organiser le planning hebdomadaire de la Hiérarchie
• Tenir la petite caisse
• Approvionner le bureau en diverses fournitures et matériels
• Superviser les déplacements du chauffeur/coursier et du prestataire ménage
• Préparer et organiser des réunions ou évènements dans ou en dehors des bureaux
• Filtrer des appels téléphoniques
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
• Organiser et archiver les cartes de visites
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
• Suivi des dossiers des collaborateurs (absences maladies, congés, missions…)
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Réaliser la gestion administrative des factures
• Réaliser l’archivage électronique et physique des documents et mise à jour du plan de classement
• Saisir et mettre en forme les documents
• Préparer des présentations selon le support désiré
• Faire la synthèse des points de presse
• Accueil et installation de nouveaux collaborateurs
• Faire la traduction des documents anglais-français-anglais si nécessaire
• Faire le suivi des prestations venant des fournisseurs
• Faire par des incidents sécuritaires
• Toute autre tâche confiée

Volet Communication :

• Organiser les évènements médiatiques
• Conception et rédaction des supports de communication (communiqués de presse, présentations…)
• Travailler en collaboration avec le chargé de communication.
• Toute autre tâche confiée

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