ASSISTANTE.E LOGISTIQUE BASE

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.

PUI est présente au Cameroun depuis 2008, sur le front Est / Adamaoua tout d’abord puis dans l’Extrême Nord (EN) en 2014/2015, via sa base de Maroua. Elle y mène des activités d’urgence et de relèvement en Eau Hygiène et Assainissement (EHA), Sécurité Alimentaire Nutritionnelle et Moyens d’Existence (SANME), Articles Ménagers Essentiels (AME)/Abri. Depuis 2017, PUI s’est étendue dans le Logone-et-Chari (LC) depuis sa base de Kousseri où les équipes mènent des projets en SANME, EHA, Abri AME dans le cadre du Rapid Response Mechanism (RRM).

Dans le cadre de la mise en œuvre des projets et programmes, PUI recrute un (e) Assistant.e Logistique Base à Kousseri.

Objectif global :

Sous la responsabilité directe du Logisticien, l’Assistant(e) logistique base participe à la mise en œuvre des activités logistiques de la base afin de mettre à disposition les moyens nécessaires au déroulement des programmes que Première Urgence Internationale développe dans la Région de l’Extrême Nord au Cameroun.

Responsabilités et champs d’actions

1.    CONTRIBUER À LA GESTION DE LA SÉCURITÉ DE LA BASE
2.    ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITÉ HIÉRARCHIQUE
3.    ASSURER L’ENCADREMENT DES ÉQUIPES LOGISTIQUES DE LA BASE
4.    GARANTIR LA RÉALISATION DE L’APPROVISIONNEMENT DE LA BASE
5.    ASSURER LES AMÉNAGEMENTS ET L’ENTRETIEN DES BÂTIMENTS DE LA BASE
6.    ASSURER LA GESTION DES ÉQUIPEMENTS DE LA BASE
7.    ASSURER LA GESTION QUOTIDIENNE ET ADMINISTRATIVE DU PARC VÉHICULE DE LA BASE
8.    PARTICIPER AU REPORTING ET À LA REPRÉSENTATION INTERNE ET EXTERNE DU SERVICE LOGISTIQUE DE LA BASE
9.    PARTICIPER À LA GESTION FINANCIÈRE DE LA BASE

Objectifs spécifiques et activités associées

1.    CONTRIBUER À LA GESTION DE LA SÉCURITÉ DE LA BASE

–    Il/(Elle) participe à la mise à jour  du suivi des évènements SECU.
–    Il/(Elle) participe à mettre en place et faire respecter l’ensemble des règles de sécurité définies sur la base.
–    Il/(Elle) participe à la collecte et à la transmission à son responsable hiérarchique des informations sécuritaires sur la base.
–    Il/(Elle) s’assure à ce que les bâtiments de la zone de couverture de la base soient conformes et équipés selon les standards sécuritaires de l’organisation.
–    Il/(Elle) s’assure de la mise en place et du respect des procédures de sécurité sur la zone de couverture de sa base et le cas échéant organise des séances de formation de son responsable hiérarchique.
–    Il/(Elle) rapporte à sa hiérarchie tout manquement aux règles de sécurité de sa base.
–    Il/(Elle) s’assure que les malles sécuritaires et trousses de premiers secours sont à jour.

2.    ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITÉ HIÉRARCHIQUE
–    Il/(Elle) assure la gestion quotidienne des activités du personnel logistique sous sa responsabilité hiérarchique, définit les priorités, veille au bon déroulement des taches de chacun et arbitre les conflits éventuels.
–    Il/(Elle) organise la réunion hebdomadaire du service logistique de la base, assure la mise à jour du plan d’action de l’équipe logistique et veille à l’avancée des taches de chacun.
–    Il/(Elle) assure la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique en collaboration avec l’administration.
–    Il/(Elle) réalise les entretiens d’évaluation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique et participe aux entretiens du personnel avec qui il/(elle) a un lien fonctionnel.
–    Il/(Elle) assure la formation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique.
–    Il/(Elle) assure la formation aux procédures et outils logistiques de l’organisation sous la supervision de son responsable hiérarchique.

3.    ASSURER L’ENCADREMENT DES ÉQUIPES LOGISTIQUES DE LA BASE

–    Il/(Elle) participe à la supervision de l’ensemble de l’équipe logistique de la base.
–    Il/(Elle) communique régulièrement avec l’ensemble du personnel avec lequel il/(elle) a un lien fonctionnel.
–    Il/(Elle) planifie les congés de son équipe en collaboration avec le département ressources  humaines.
–    Il/(Elle) participe au dimensionnement de l’équipe logistique de la base.
–    Il(Elle) participe au recrutement du personnel logistique de la base.

4.    GARANTIR LA RÉALISATION DE L’APPROVISIONNEMENT DE LA BASE

–    Il(Elle) assure le déroulement des achats réalisés par la base.
–    Il(Elle) assure la rédaction des demandes d’achat pour les lignes budgétaires sous sa responsabilité.
–    Il/(Elle) monte les dossiers d’achats conformément aux procédures de l’ONG.
–    Il/(Elle) négocie les couts tout en ayant une approche qualité/cout/délai.
–    Il(Elle) assure le bon archivage des dossiers d’achat de la base.
–    Il/(Elle) participe au processus de validation des achats.
–    Il/(Elle) participe à la préparation et au déroulement des audits.
–    Il/(Elle) participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activité.
–    Il(Elle) supervise les acheminements et livraisons du matériel jusqu’à leur destination finale.
–    Il/(Elle) rédige les documents de transport accompagnant la marchandise.
–    Il/(Elle) effectue ou supervise la gestion physique des stocks de la base.
–    Il/(Elle) effectue ou supervise la gestion administrative des stocks de la base.
–    Il/(Elle) rédige ou compile le rapport mensuel de suivi des stocks de la zone et le transmet aux responsables de projets.

5.    ASSURER LES AMÉNAGEMENTS ET L’ENTRETIEN DES BÂTIMENTS DE LA BASE

–    Il/(Elle) supervise ou réalise l’ensemble des travaux de réparation, de maintenance ou d’aménagement de la base.
–    Il/(Elle) effectue des visites de contrôle régulières dans l’ensemble des bâtiments de la zone afin d’identifier les éventuelles réparations, maintenances ou aménagements à effectuer.
–    Il/(Elle) supervise les travailleurs journaliers et les prestataires contractés pour réaliser des travaux sur la base.
–    Il/(Elle) supervise l’entretien et les réparations des équipements domestiques de la base.
–    Il/(Elle) s’assure d’avoir un stock permanent de produits d’entretien / papèterie sur la base

6.    ASSURER LA GESTION DES ÉQUIPEMENTS DE LA BASE

–    Il(Elle) participe aux choix techniques des équipements logistiques de la base.
–    Il(Elle) assure la gestion quotidienne et administrative des équipements de la base.
–    Il/(Elle) participe à l’installation des équipements de la base, s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.
–    Il/(Elle) participe à l’élaboration des procédures d’utilisation des équipements et à la formation de leurs utilisateurs.
–    Il/(Elle) alerte son supérieur et la coordination lorsqu’un équipement est obsolète / en panne.
–    Il/(Elle) dimensionne avec l’aide de son supérieur le parc équipement. Pour tout reliquat, il/elle alertera la coordination pour action.
–    Il/(Elle) assure le suivi du contrat de « flotte » avec Orange  et le prestataire d’internet en collaboration avec la coordination logistique.

7.    ASSURER LA GESTION QUOTIDIENNE ET ADMINISTRATIVE DU PARC VÉHICULE DE LA BASE

–    Il/(Elle) participe à la planification des déplacements des véhicules de la base.
–    Il/(Elle) assure la rédaction du planning hebdomadaire des véhicules de la base et le transmet à la coordination logistique en respectant les échéances définies.
–    Il/(Elle) assure les réservations des véhicules de location conformément aux demandes des utilisateurs.
–    Il/(Elle) s’assure que tous les véhicules sont pourvus des équipements et de la documentation nécessaire avant tout déplacement (checklist).
–    Il/(Elle)  s’assure du  bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires.
–    Il/(Elle) s’assure que la gestion administrative du parc véhicule de la base notamment de leur documentation en collaboration avec la coordination logistique.
–    Il/(Elle) veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).
–    Il/(Elle) s’assure de la mise en place et du remplissage des outils de suivi des déplacements, de gestion du carburant et de maintenance (log books).
–    Il/Elle contrôle la consommation des véhicules de la base et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.

8.    PARTICIPER AU REPORTING ET LA REPRÉSENTATION INTERNE ET EXTERNE DU SERVICE DE LA BASE

–    Il/(Elle) participe au reporting interne et externe de la base.
–    Il/(Elle) assure l’archivage des documents logistiques de la base.
–    Il/(Elle) assure le reporting logistique mensuel de la base.
–    Il/(Elle) participe aux réunions internes et externes de l’organisation.
–    Il/(Elle) représente l’organisation auprès des partenaires et des autorités locales sur demande de sa hiérarchie.
–    Il/(Elle) assure une communication efficace des informations aux autres services de la base et avec la coordination logistique.

9.    PARTICIPER À LA GESTION FINANCIÈRE DE LA BASE

–    Il/(Elle) respecte toutes les procédures de gestion financière de l’organisation.
–    Il/(Elle) justifie toutes ses avances et dépenses professionnelles conformément aux procédures de l’organisation.
–    Il(Elle) contrôle le prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.

    Profil recherché:
Minimum Bac + 2 ou tout autre diplôme équivalent dans la logistique.
.
–    Expérience Professionnelle :
Expérience d’au moins un (02) ans continus dans un poste similaire dans une entreprise logistique OU d’au moins un (01) an dans un poste similaire dans une organisation internationale

    Connaissances et compétences obligatoires
–    Encadrement d’équipe
–    procédures Administratives et Logistiques
–    Respect des règles de sécurité
–    Gestion de la chaine d’approvisionnement (achat, transport, stockage)
–    Equipements techniques (Informatique, communication, etc…)

    Connaissances et compétences appréciées
–    Connaissances procédures bailleurs institutionnels
–    Caractéristiques personnelles requises :
–    Esprit d’équipe
–    Rigueur et organisation
–    Bonne réactivité / efficience
–    Sens des responsabilités
–    Bonne capacité d’analyse
–    Sens de la diplomatie et ouverture d’esprit
–    Force de propositions, recherche de solutions
–    Respect de la confidentialité
–    Prise d’initiatives pertinentes
–    Capacité à gérer les priorités
–    Capacité à déléguer et à contrôler
–    Adhésion aux valeurs humanitaires
–    Bonne capacité de communication horizontale et verticale
–    Capacité à travailler en autonomie
–    Ponctualité

Conditions
–    Poste basé à Kousseri (région de l’Extrême Nord)
–    Contrat à Durée Déterminée.
–    Salaire défini selon la grille salariale PUI.
–    Entrée en poste en Décembre 2023.
–    Les candidats ressortissants de la localité de recrutement et/ou résidant seront priorisés.
–    Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT RENSEIGNER LE QUESTIONNAIRE EN LIGNE VIA LE LIEN https://forms.office.com/e/jFsvTBVMeZ?origin=lprLink
PUBLIE DANS LE SITE DE PUBLICATION D’OFFRES D’EMPLOI MINAJOBS PUIS ENVOYER SON DOSSIER  (UNIQUEMENT LETTRE MOTIVATION ET CV), A L’ADRESSE MAIL en.recrutement@premiere-urgence-cmr.org   EN MENTIONNANT « SON NOM + ASSISTANT.E LOGISTIQUE » EN OBJET.

LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.
1-    LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LEQUEL IL POSTULE.
2-    DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : 21/11/2023.
3-    SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
4-    LES ORIGINAUX DES DIPLOMES, CERTIFICAT DE TRAVAIL, RECOMMANDATIONS DEVRONT ETRE APPORTES PAR LES CANDIDATS CONVOQUES POUR LES TESTS ET ENTRETIENS.

Fait à Yaoundé le 07/11/2023.

La Cheffe de Mission
Fabienne MIALLY