BUT DE LA FONCTION
L’assistant-e exécutif-ve et agent de la gestion de l’information fournit un soutien administratif de haut niveau tout en étant responsable de la gestion de l’information. Il/Elle agit en qualité de personne de référence pour les protocoles écrits, la correspondance et les outils standard.
DESCRIPTION DE LA FONCTION
· Travaille avec le/la conseiller-ère en gestion de l’information pour fixer les objectifs et les priorités et décider des ressources nécessaires (techniques ou en personnel « relais ») pour réaliser les objectifs de la stratégie d’information ; veille à ce que tous les projets et programmes y relatifs soient mis en œuvre en tenant compte des spécificités de chaque contexte.
· Veille à ce que les flux de l’information soient cohérents et efficaces, à ce que les politiques et procédures institutionnelles soient actualisées et appliquées et à ce que les utilisateurs soient bien formés et informés.
· Gère et contrôle des bases de données et des outils partagés et notamment l’accès à ces derniers, et met à jour les informations contenues dans les outils de référence ;
· Assure le tri, le classement par ordre de priorité, l’acheminement et le suivi des demandes, des appels et de la correspondance ; gère et organise des réunions et événements internes et externes, de façon autonome ; représente le CICR auprès de contacts de haut niveau et auprès de ses homologues dans les corps diplomatiques.
· Fait partie d’une équipe d’encadrement ou de coordination ; prend part aux discussions et assure le suivi des décisions et stratégies adoptées ; signale les problèmes et les retards ; produit et met à jour le calendrier, les emplois du temps ainsi que d’autres outils.
· Conçoit, rédige, édite et finalise, de façon autonome, des courriers, des présentations et d’autres documents ; prépare des dossiers d’information.
· Veille à ce que les collaborateurs-trices soient informé-e-s et/ou formé-e-s sur la gestion de l’information, les protocoles écrits et la correspondance, les règles en matière de signature, la protection, l’utilisation et le stockage du matériel de bureau, la gestion des documents, l’archivage et les outils de gestion de l’information ; veille également à ce qu’ils/elles respectent les règles et procédures y afférentes.
· Visite les sous-sites à l’Extrême-Nord et en régions anglophones, de façon autonome, pour s’assurer de l’application des procédures de gestion de l’information.
CONNAISSANCES ET EXPERIENCE REQUISE
· Diplôme universitaire ou formation ; être titulaire d’un master constituerait un avantage ;
· Excellente maîtrise de l’anglais et du français ;
· Excellentes connaissances informatiques, notamment des logiciels Microsoft Office, SharePoint et IBM Lotus Notes.
· Certification en gestion de contenu d’entreprise ;
· Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l’assistance à la direction dans une organisation ou Entreprise internationale ;
· Expérience de la coordination d’une équipe ;
· Expérience en gestion et suivi de projets ;
· Bon sens de l’analyse et personne méthodique ; sens de des responsabilités et de l’organisation ;
· Personnalité rigoureuse, disciplinée, précise, autonome et personne proactive.
Date d’entrée en fonction : Dès que possible
Position basée à Yaoundé
Pour la durée de 12 mois
Veuillez adresser votre candidature, munie d’un CV complet et d’une lettre de motivation uniquement par email à
yao_recrutement_services@icrc.org
à l’attention du
HR Manager du CICR, Boulevard de l’URSS, derrière l’ambassade de Russie,
B.P. 6157. Tél : 222 20 58 59 / 699 41 59 45
Dernier délai : 27 décembre 2019 à 17 heures 00
NB : Tout le processus de recrutement au CICR est libre et gratuit. Seul le Département RH, (yao_recrutement_services@icrc.org) est habilité à fournir des informations ou des résultats sur ce processus.
Seuls les candidats sélectionnés pour les entretiens seront contactés. Les dossiers non retenus pourront être retirés au CICR Jusqu’au 31 janvier 2020. Après cette date, ils seront détruits.HOW TO APPLY:
Veuillez adresser votre candidature, munie d’un CV complet et d’une lettre de motivation uniquement par email à
yao_recrutement_services@icrc.org
à l’attention du
HR Manager du CICR, Boulevard de l’URSS, derrière l’ambassade de Russie,
B.P. 6157. Tél : 222 20 58 59 / 699 41 59 45
Dernier délai : 02 janvier 2020 à 17 heures 00
NB : Tout le processus de recrutement au CICR est libre et gratuit. Seul le Département RH, (yao_recrutement_services@icrc.org) est habilité à fournir des informations ou des résultats sur ce processus.
Seuls les candidats sélectionnés pour les entretiens seront contactés.
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