Médecins Sans Frontières Suisse recherche un (e) RECORD MANAGEMENT OFFICER sa
Coordination au Cameroun.
Lieu de travail : Yaoundé avec des déplacements sur les projets
Type de contrat : CDD avec possibilité de renouvellement
Responsable Direct : Chef de Mission
Niveau : 07 selon la grille des salaires de MSF
AVANTAGE : Assurance maladie à 100% (employé et ayant droit reconnu légalement)
OBJECTIF PRINCIPAL
Le(la) record management officer a pour missions principales de mettre en œuvre et gérer les processus de gestion, de conservation et de destruction des documents physiques et numériques reçus ou générés par la mission (Projets et Coordination) tout en maintenant leur confidentialité (le cas échéant), leur intégrité, leur fiabilité et leur traçabilité.
RESPONSABILITES :
Pour chaque activité d’un département, identifier et tenir à jour une liste de documents de base : infonnations nécessaires pour assurer la continuité des activités ou une compréhension claire des activités et des décisions de MSF, en identifiant un propriétaire/responsable par document/dossier,
Conformément à la réglementation sur la protection des données personnelles, mefre en œuvre la politique et les directives perdnentes de MSF pour stocker et archiver les documents physiques et numériques dans le référentiel numérique sécurisé, ou dépôt physique hermétiquement scellé, organiser des audits réguliers et des journées de classificaüon et disposiüon des documents ;
Faciliter l’accès aux documents, en accord avec leurs propriétaires/responsables des documents et selon les besoins, en établissant des droits d’accès physiques ou numériques et/ou en les publiant sur l’espace adéquat (sur le tableau d’amchage local, le serveur, l’intranet, etc.) ;
Élaborer et mefre en œuvre des processus praüques et réalistes pour la sauvegarde des documents physiques et numériques, leur évacuation, ou leur desfruction en cas d’urgence (évaluation des risques et planification d’urgence), et rendre compte de leur mise en œuvre ;
Evaluer et rendre compte de la maturité de la mission quant à la gestion des documents et des dossiers ;
Élaborer et mettre en œuvre des stratégies créatives pour améliorer la qualité de la gestion des documents par localité, en appliquant la politique et les meilleures pratiques de MSF, en travaillant avec l’équipe IT pour organiser les serveurs locaux, et avec les conseillers juridiques pour adapter le calendrier de conservation des dossiers de MSF à la législation locale (conformité) ; de manière proactive, et non réactive ;
Briefer systématiquement les nouveaux employés et rappeler régulièrement au personnel en place les processus, les mesures de sécurité, la protection des données et leur rôle dans la gestion des documents physiques et numériques.
Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision et former des agents non spécialisés aux bons usages archivistiques.
Critères de Sélection
Education
Expérience
Langues
Connaissance
Compétences Diplôme en gestion des archives, en gestion des bibliothèques, ou en technologies de l’information et collecte de données ou équivalent
Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans la gestion de documents et d’ archives.
Une expérience antérieure avec MSF ou une autre ONG est souhaitable.
Connaissance essentielle de la langue de mission (français et anglais) ; la connaissance des langues locales est un atout
Maîtrise de MS Office 365 (ex. : SharePoint, OneDrive, Teams)
Bonne connaissance des outils de gestion documentaire et archivistique (inventaires, index, systèmes de gestion de contenu, etc.), connaissance du cadre légal et déontologique propre aux archives, connaissance des textes encadrant la protection des données personnelles.
Résultats et sens de la qualité
Travail d’équipe et coopération Souplesse de comportement
Adhésion aux principes de MSF
Gestion du stress
Composition des dossiers :
Les dossiers de candidatures (CV 2 pages Max avec 3 personnes de références, lettre de motivation, copie des diplômes, tout justificatif d’expérience professionnelle, copie de la CNI, numéro de téléphone actif).
COMMENT POSTULER :
Tous les dossiers de candidature sont à envoyer EXCLUSIVEMENTpar email à l’adresse : msfch-cameroon-recruitment@geneva.msf.org
Le sujet de l’email doit porter la mention « RMO 0425»
Les candidatures n’ayant pas cette mention en objet seront simplement ignorées.
Date limite de dépôt des dossiers : 16 avril 2025 à 17h00.
Les tests écrits et oraux auront lieu dans les bureaux MSF. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
« LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES »
Fait à Yaoundé
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