Secrétaire

Description du poste :

En tant que Secrétaire, vous jouerez un rôle essentiel au sein de notre entreprise 2bintech. Votre mission consistera à accompagner et à faciliter la vie du directeur général (DG) en l’aidant à se concentrer sur ses responsabilités décisionnelles et opérationnelles. Vous serez le bras droit du DG, assurant son secrétariat, sa gestion administrative et son organisation.

Responsabilités principales :

• Organisation de l’agenda du DG et accueil :
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation du DG :
• Réceptionner et trier le courrier du DG.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer les notes de frais et la caisse.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
• Communication :
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
• Gestion du personnel :
• Organisation des recrutements.
• Pilotage, suivi et encadrement des ressources humaines.
• Préparation de l’évaluation du personnel.
• Conception et implémentation de la politique RH.
• Organisation des formations.
• Réaliser un suivi administratif du personnel.
• Autres Activités :
• Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget et relance clients…).
• Suivre les procédures d’appels d’offres.

Compétences relationnelles :

• Communication : Vous devez avoir d’excellentes compétences en communication pour être le point de contact entre la direction, les employés et les partenaires externes.
• Gestion du temps : Prioriser les tâches, gérer efficacement votre emploi du temps et respecter les échéances sont essentiels.
• Professionnalisme : Maintenir une attitude professionnelle dans toutes les situations est primordial.
• Empathie : Comme vous résolvez souvent des problèmes internes ou externes, l’empathie est une compétence précieuse.

Compétences techniques :

• Rédaction et synthèse : Avoir une excellente maîtrise rédactionnelle (orthographe irréprochable) et la capacité à synthétiser l’information.
• Présentation et expression orale : Une bonne présentation et une expression claire sont essentielles.
• Sens de l’organisation : Gérer de nombreuses tâches et responsabilités demande une excellente organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques : Connaître les logiciels couramment utilisés (comme Word, Excel, PowerPoint) est indispensable.
• Connaissance des procédures de l’entreprise : Comprendre les processus internes et les règles de l’entreprise est essentiel.

 Profil recherché :

• Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou domaine connexe.
• Passion pour l’administration, le secrétariat, l’organisation

Avantages :

• Rejoignez une équipe dynamique et passionnée.
• Contribuez au succès de notre entreprise en assurant un secrétariat efficace.
• Possibilité de travailler sur des projets variés et stimulants.

Comment postuler :

Si ce poste vous intéresse, envoyez-nous votre CV et une lettre de motivation à l’adresse suivante : rh@2bintech.com

Nous avons hâte de vous rencontrer et de collaborer avec vous !