UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) FINANCE ET RESSOURCES HUMAINES

Objectif global : Sous la responsabilité directe de l’Administrateur (trice) base de Kousseri, l’Assistant (e) Administratif (Ve) Finance & Ressources Humaines est en chargé d’appuyer la gestion administrative, comptable, financière et des ressources humaines de la base.

 Activités à réaliser

1. GESTION DES PAIEMENTS ET TENUE DES JOURNAUX

• Il/Elle effectue les paiements et autres encaissements (cash, transferts et virements, avances sur salaire) au regard du prévisionnel des dépenses et conformément aux règles et procédures de PUI ;
• Il/Elle assure le contrôle de la fermeture des avances de fonctionnement et des avances sur salaire le cas échéant ;
• Il/Elle vérifie le solde des journaux et réconcilie avec les données comptables et remonte les écarts à l’Administrateur de la base.

2. TENUE DE LA COMPTABILITE : –  Il/Elle saisit les opérations de caisse dans les outils comptables (main courante) par code comptable et code analytique (imputation budgétaire) en respectant les procédures PUI ;

• Il/Elle s’assure de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets et les bonnes lignes budgétaires ;
• Il/Elle réalise les contrôles mensuels et annuels des comptes ;
• Il/Elle vérifie la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et suivi des régularisations ;
• Il/Elle vérifie et consolide les comptabilités des sous-bases et des partenaires ;
• Il/Elle réalise les contrôles mensuels et annuels des journaux comptables et prépare les éléments de la clôture comptable mensuelle et annuelle sous la supervision l’Administrateur (trice) base avant importation :

–         Check exhaustif de la Main courante ;

–         Inventaire physique de caisse, coffre et pièces justificatives ;

–         Rapprochement bancaire ;

–         Suivi des avances ouvertes ;

–         Audit comptable mensuel et régularisations ;

–         Suivi des consommations des tom cartes.

•    Il/Elle importe la comptabilité dans SAGA mensuellement et envoie sous la supervision de l’Administrateur (trice) base, les éléments du pack comptable mensuel en coordination finance selon le calendrier établi ;
• Il/Elle envoie après validation de l’Administrateur (trice) base, le reporting comptable mensuel à la coordination financière selon le calendrier établi ;
• Il/elle suit les régulations (dans la comptabilité informatique et physique et dans les dossiers logistiques) ;
• Il/Elle appuie lors des audits internes et externes : extrait comptable, pièces justificatives etc.

3. ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS, COMPTABLES ET RH 

ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS COMPTABLES

•  Il/Elle met à jour le plan d’archivage de la comptabilité en respectant les procédures PUI ;

•    Après la clôture comptable du mois N, Il/Elle édite les vouchers de la comptabilité du mois N-1 dans SAGA et les rajoutent à toutes les pièces des journaux comptables avant de procéder à l’archivage numérique de chaque pièce dans son journal ;

•  Après l’archivage numérique des pièces, Il/Elle assure le rangement de chaque pièce comptable avec son voucher dans les classeurs suivant les procédures PUI ;

•    Il/Elle prépare l’envoi des archives comptables (numériques et physiques) en coordination finance avec l’appui de la logistique  et suit leur réception par l’Administratrice Coordination ;

•   Il/Elle assure l’archivage sur disque dur des dossiers comptables et leur transmission à l’Administrateur (trice) Base dans le respect de la procédure mise en place.

ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS RH 

•    Il/Elle réalise le classement et l’archivage des documents  RH suivant les procédures PUI ;
•    Il réceptionne et range tous les documents RH des staffs selon le plan défini sur la base ;
•    Il/Elle assure l’archivage numérique des documents RH des staffs et le classement dans les dossiers RH des staffs ;
•   Il/Elle prépare l’envoi des archives RH (numériques et physiques) en coordination RH avec l’appui de la logistique et suit leur réception par l’Assistant RH Coordination ;
•    Il/Elle assure l’archivage sur disque dur des dossiers RH et leur transmission à l’Administrateur (trice) Base dans le respect de la procédure mise en place ;
•   Il/Elle assure l’enregistrement des courriers arrivé et départ et leur archivage numérique.

4. GESTION ADMINISTRATIVE 

•    Il/Elle suit les contrats des loyers et rédaction des avenant/nouveaux contrats ;
•    Il/Elle s’assure du paiement des charges mensuelles (eau, électricité, internet, éboueurs), du suivi des contrats afférents et des abonnements si besoin Identifier les sources de variations des charges le cas échéant ;
•    Il/Elle suit et accompagne des partenaires de PUI dans la gestion administrative et financière.

5. GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES

TRESORERIE :

•    Il/Elle établit le prévisionnel des lignes admin (loyers, charges, dépenses de personnel, journaliers, etc) ;
•    Il/Elle contribue dans la gestion de la trésorerie de la base et alerte l’Administrateur (trice) Base et le/la Coordinateur (trice) Terrain sur le niveau de stock ;
•   Il/Elle fait les demandes d’approvisionnement des caisses dans le respect des procédures PUI mises en place. 

SUIVI BUDGETAIRE :

•    Il/Elle s’assure que les dépenses respectent le budget alloué ;
•    Il/Elle vérifie les affectations budgétaires par projet et par ligne de dépense dans le suivi budgétaire avant l’enregistrement des écritures dans la main courante ;
•    Il/Elle assiste l’Administrateur (trice) Base dans la mise à jour mensuelle du FFU et participe activement pour son développement professionnel.

6. SUIVI DES RESSOURCES HUMAINES

•    Il/Elle contribue au processus de recrutement sur la base: élaboration des offres, leur diffusion, participation au dépouillement des dossiers de candidature et entretiens de sélection, rédaction des grilles d’entretien, des tests de sélections et rédaction du PV de sélection ;
•    Il/Elle accueille les nouveaux arrivants et suit les dossiers du personnel : il/elle assure le briefing administratif avec une présentation du kit d’accueil, des procédures admin, du contrat, du RI, de la charte PUI et du code de conduite. Il/Elle assure la constitution de leur dossier administratif individuel ;
•    Il/Elle collecte les informations mensuelles de préparation des avances, de la paie et les transmet pour validation à la coordination RH (absences, congés et justificatifs divers) ;
•   Il/Elle met à jour mensuellement tous les outils du pack RH ;
•    Il/Elle assure la distribution, la signature et le renvoi à la coordination RH des bulletins de paie tous les mois ;
•   Il/Elle assure l’enregistrement des salariés à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale ;
•    Il/Elle prépare, envoie à la coordination RH, reçoit, fait signer et transmet les contrats de travail et pièces justificatives ;
•   Il/Elle participe à l’élaboration de nouvelles procédures et dispositifs RH sur la base ;
•    Il/Elle assure le suivi de la réalisation des évaluations annuelles et transmet les dossiers à la coordination RH ;
•   Il/Elle contribue en collaboration avec le Logisticien/Administrateur à l’élaboration du plan de formation de la base ;
•   Il/Elle assure le suivi et la planification des congés de l’ensemble du personnel ;
•    Il/Elle assure le respect du Règlement Intérieur par l’ensemble du personnel ;
•  Il/elle appuie le log/admin durant tout processus disciplinaire concernant un membre de l’équipe PUI ;
•    Il/Elle réalise le classement et l’archivage des documents  RH suivant les procédures PU ;.
•    Il/Elle facilite les échanges et visites avec l’Inspection du travail et toute autorité de l’Etat relative au droit du travail camerounais ;
•   Il/Elle facilite la communication des notes de service ou toute autre information RH pertinente entre l’administration et l’ensemble du personnel ;
•   Il/Elle participe à la demande de l’administration à diverses réunions (recrutement, formation etc…). 

Profil recherché :

Ø  Etre titulaire d’un Diplôme universitaire (Bac+2) en finance et comptabilité ou administration d’entreprise.  Diplôme en Gestion RH apprécié.

Ø   Expérience d’au moins deux (02) ans continus à un poste similaire dans une entreprise OU d’au moins un (01) an à un poste similaire dans une organisation internationale 

Ø  Connaissances et aptitudes obligatoires : Clôture comptable ; Connaissances générales des RH ;  Français ; Arabe Choua ;  Pack Office

Ø  Connaissances et aptitudes appréciées : Tenue de la banque ; Ressources humaines ; Gestion budgétaire et trésorerie ; Capacité rédactionnelle ; Anglais ; Fulfuldé ; Kotoko ; Mousgoum ; SAGA ; Homère.

Ø  Caractéristiques personnelles attendues : Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité ; Professionnalisme / sens des responsabilités ;  Ponctualité ; Rigueur et précision ;  Détermination ; Bonne présentation ;  Flexibilité face aux imprévus ; Sens de l’initiative.

Conditions : Postes basés à Kousseri, Région de l’Extrême Nord ; Contrat à Durée Déterminée.; Salaire défini selon la grille salariale PUI. Entrée en poste à partir Juin 24.

Ø  Les candidats ressortissants de la localité de recrutement et résidents seront priorisés. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT RENSEIGNER LE QUESTIONNAIRE EN LIGNE VIA LE LIEN  https://forms.office.com/e/ixHyGT2JSF PUBLIE DANS LE SITE DE PUBLICATION D’OFFRES D’EMPLOI MINAJOBS PUIS ENVOYER SON DOSSIER  (UNIQUEMENT LETTRE MOTIVATION ET CV), A L’ADRESSE MAIL en.recrutement@premiere-urgence-cmr.org   EN MENTIONNANT « SON NOM + ASSISTANT.E ADMIN FIN RH » EN OBJET.

LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.

1-      LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LEQUEL IL POSTULE.

2-      DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : VENDREDI, 17 MAI 2024.

3-      SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.

4-      LES ORIGINAUX DES DIPLOMES, CERTIFICAT DE TRAVAIL, RECOMMANDATIONS DEVRONT ETRE APPORTES PAR LES CANDIDATS CONVOQUES POUR LES TESTS ET ENTRETIENS.