Job ID: 36798
Practice Area – Job Family:<\/strong>\u00a0Management – MANAGEMENT<\/p>\n\n\n\n
Date de fin du poste vacant: (Midnight New York, USA) 31\/05\/2021<\/p>\n\n\n\n
Lieu d’affectation:<\/strong> Yaound\u00e9, Cameroun
Formation et exp\u00e9rience professionnelle:<\/strong> Dipl\u00f4m\u00e9 C-HS ou \u00e9quivalent – 5 ann\u00e9e (s) d’exp\u00e9rience
Langues requises: Souhait\u00e9es: Anglais, Fran\u00e7ais
Grade: G5
Type de poste vacant: FTA
Type de poste local :
Bureau externe : Afrique
Dur\u00e9e du contrat:<\/strong> 1 an avec possibilit\u00e9 d’extension<\/p>\n\n\n\nArri\u00e8re-plan<\/strong><\/td><\/tr> <\/td> Sous la direction et la supervision directe du Repr\u00e9sentant r\u00e9sident adjoint, l’Assistant ex\u00e9cutif veille au fonctionnement efficace et efficient du Bureau du Repr\u00e9sentant r\u00e9sident adjoint, \u00e0 la confidentialit\u00e9 totale de tous les aspects de l’affectation, au maintien des proc\u00e9dures protocolaires, \u00e0 la gestion du flux d’informations et au suivi des d\u00e9lais et les engagements pris. L’assistant ex\u00e9cutif travaille en \u00e9troite collaboration avec les \u00e9quipes du Front Office, des programmes, du d\u00e9veloppement des affaires et des op\u00e9rations, les agences des Nations Unies et les autorit\u00e9s nationales pour assurer un flux efficace d’informations, des actions sur les instructions, les ordres du jour.<\/td><\/tr> <\/td> Devoirs et responsabilit\u00e9s<\/strong><\/td><\/tr> <\/td> R\u00e9sum\u00e9 des fonctions cl\u00e9s:<\/strong>
– Fonctionnement efficace et efficient du bureau de la repr\u00e9sentation r\u00e9sidente adjointe
– Communications et soutien administratif efficaces au bureau Facilitation de l’acquisition et de la gestion des connaissances\u00a0
1) Assure le fonctionnement efficace et efficient du Repr\u00e9sentant r\u00e9sident adjoint en se concentrant sur l’obtention des r\u00e9sultats suivants:<\/strong>\u00a0
– Gestion du bureau de repr\u00e9sentation adjointe des r\u00e9sidents, garantissant \u00e0 tout moment un environnement de professionnalisme et de travail d’\u00e9quipe, et \u00e9tablissant des normes de conduite exemplaires pour l’\u00e9quipe du bureau de pays;
– Gestion efficace et discr\u00e8te des horaires des Repr\u00e9sentants r\u00e9sidents adjoints;
– Organisation de r\u00e9unions r\u00e9guli\u00e8res et ad hoc;\u00a0pr\u00e9paration de proc\u00e8s-verbaux et de r\u00e9sum\u00e9s des actions \u00e0 entreprendre;\u00a0suivi des progr\u00e8s sur les probl\u00e8mes planifi\u00e9s;\u00a0suivi avec les points focaux;
– Filtrage de toutes les communications entrantes, filtrage de la correspondance sortante pour la signature du superviseur, l’autorisation et les mesures \u00e0 prendre par d’autres membres du personnel;\u00a0la mesure du possible;
– Respect du protocole appropri\u00e9 et des directives de correspondance par l’\u00e9quipe du bureau de pays lors de la communication avec le gouvernement et d’autres partenaires externes;
Utilisation d’un syst\u00e8me de gestion de bureau automatis\u00e9.\u00a0\u00a0
2) Assure la fourniture de communications efficaces et d’un soutien administratif au bureau en mettant l’accent sur l’atteinte des r\u00e9sultats suivants:<\/strong>
\u00a0– Maintenance du syst\u00e8me de classement assurant la garde des documents confidentiels;\u00a0
– Utilisation d’un syst\u00e8me de classement automatis\u00e9;
– Coordination du flux d’informations au bureau et diffusion de la communication institutionnelle et interservices au personnel selon les besoins;
– Facilitation du partage d’informations avec les \u00e9quipes de soutien \u00e0 la gestion et de d\u00e9veloppement des affaires, des programmes et des op\u00e9rations;
– Suivi des d\u00e9lais, engagements pris, mesures prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au repr\u00e9sentant r\u00e9sident adjoint;
– R\u00e9diger la correspondance de routine, les circulaires interservices, les notes d’information g\u00e9n\u00e9rales, les documents, les rapports et les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions sur demande, les traductions si n\u00e9cessaire;
– Administration des voyages, r\u00e9unions, rendez-vous et s\u00e9ances d\u2019information du repr\u00e9sentant r\u00e9sident adjoint.\u00a0Y compris la r\u00e9daction de notes de fond;
– Tenue \u00e0 jour des rapports de situation des \u00e9quipes, des meilleures pratiques, des le\u00e7ons apprises, publication sur l’intranet de la section et compilation d’informations pour les agents de mobilisation des ressources et de communication;
– Soutien \u00e0 l’organisation d’\u00e9v\u00e9nements de plaidoyer si n\u00e9cessaire.\u00a0
\u00a0\u00a0 \u00a0\u00a0\u00a0
\u00a03) Assure la facilitation de l’acquisition et de la gestion des connaissances en mettant l’accent sur l’atteinte des r\u00e9sultats suivants:<\/strong>
\u00a0– Contributions solides aux r\u00e9seaux de connaissances et aux communaut\u00e9s de pratique;
– Organisation de formations pour le personnel du PNUD sur les questions de coordination, d’administration et de protocole.\u00a0
IV.\u00a0Impact des r\u00e9sultats<\/strong>: Les principaux r\u00e9sultats ont une incidence sur l\u2019efficacit\u00e9 du bureau de la repr\u00e9sentation r\u00e9sidente adjointe.\u00a0Une analyse et une pr\u00e9sentation pr\u00e9cises des informations renforcent la capacit\u00e9 du bureau de repr\u00e9sentation r\u00e9sident adjoint et promeuvent l’image du PNUD en tant que contributeur efficace au d\u00e9veloppement du pays.\u00a0La propre initiative du titulaire est d\u00e9terminante pour les r\u00e9sultats des travaux et la finalisation en temps opportun.<\/td><\/tr> <\/td> Comp\u00e9tences<\/strong><\/td><\/tr> <\/td> Comp\u00e9tences fonctionnelles:\u00a0\u00a0 \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/strong>\u00a0
\u00c9tablir des partenariats strat\u00e9giques
\u00a0Niveau 1.1: Maintenance des informations et des bases de donn\u00e9es<\/strong>
Analyse les informations g\u00e9n\u00e9rales et s\u00e9lectionne les mat\u00e9riaux \u00e0 l’appui des initiatives de cr\u00e9ation de partenariats\u00a0Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances\u00a0
Niveau 1.1: Recherche et analyse de base<\/strong>
Recherche les meilleures pratiques et propose de nouvelles fa\u00e7ons plus efficaces de faire les choses Documenter les strat\u00e9gies innovantes et les nouvelles approches\u00a0Connaissance du poste \/ Expertise technique\u00a0
Niveau 1.1: Connaissance fondamentale des processus, m\u00e9thodes et proc\u00e9dures<\/strong>
Comprend les principaux processus et m\u00e9thodes de travail relatifs au poste Poss\u00e8de une connaissance de base des politiques et proc\u00e9dures organisationnelles relatives au poste et les applique de mani\u00e8re coh\u00e9rente dans les t\u00e2ches de travail S’efforce de maintenir \u00e0 jour ses connaissances professionnelles gr\u00e2ce \u00e0 des \u00e9tudes autodirig\u00e9es et \u00e0 d’autres moyens d’apprentissage D\u00e9montre une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans les affectations de travail\u00a0La promotion de l’\u00a0\u00a0organisation\u00a0\u00a0Changement d’\u00a0\u00a0un\u00a0deuxi\u00e8me\u00a0\u00a0d\u00e9veloppement
Niveau 1.1: Pr\u00e9sentation d’informations sur les meilleures pratiques en mati\u00e8re de changement organisationnel<\/strong>
Documenter les \u00ab\u00a0 meilleures pratiques \u00a0\u00bb en mati\u00e8re de changement organisationnel et de d\u00e9veloppement \u00e0 l’int\u00e9rieur et \u00e0 l’ext\u00e9rieur du syst\u00e8me des Nations Unies D\u00e9montre sa capacit\u00e9 \u00e0 identifier les probl\u00e8mes et \u00e0 proposer des solutions\u00a0Conception et mise en \u0153uvre de syst\u00e8mes de gestion\u00a0
Niveau 1.1: Collecte de donn\u00e9es et mise en \u0153uvre de syst\u00e8mes de gestion<\/strong>
Utilise des informations \/ bases de donn\u00e9es \/ autres syst\u00e8mes de gestion Fournit des donn\u00e9es d’entr\u00e9e pour le d\u00e9veloppement de composants syst\u00e8me simples\u00a0Orientation client
Niveau 1.1: Maintient des relations clients efficaces<\/strong>
Rapports aux clients internes et externes en temps opportun et de mani\u00e8re appropri\u00e9e Organise et priorise l’horaire de travail pour r\u00e9pondre aux besoins et aux d\u00e9lais des clients \u00c9tablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unit\u00e9 de travail et avec les clients internes et externes R\u00e9pond rapidement aux besoins des clients\u00a0Promouvoir la responsabilisation et la gestion ax\u00e9e sur les r\u00e9sultats\u00a0
Niveau 1.1: Collecte et diffusion d’informations<\/strong>
Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en mati\u00e8re de recevabilit\u00e9 et de syst\u00e8mes de gestion ax\u00e9s sur les r\u00e9sultats Pr\u00e9pare les contributions en temps opportun aux rapports Maintient les bases de donn\u00e9es
\u00a0Les comp\u00e9tences de base:<\/strong>
D\u00e9montrer \/ sauvegarder l’\u00e9thique et l’int\u00e9grit\u00e9 \u00a0D\u00e9montrer des connaissances organisationnelles et un bon jugement D\u00e9veloppement personnel, prise d’initiative Agir en \u00e9quipe et faciliter le travail d’\u00e9quipe Faciliter et encourager une communication ouverte dans l’\u00e9quipe, communiquer efficacement Cr\u00e9er des synergies gr\u00e2ce \u00e0 la ma\u00eetrise de soi G\u00e9rer des conflits Apprendre et partager les connaissances et encourager l’apprentissage des autres.\u00a0
La promotion de l’apprentissage et de la gestion \/ partage des connaissances est la responsabilit\u00e9 de chaque membre du personnel.<\/strong>
Prise de d\u00e9cision \u00e9clair\u00e9e et transparente\u00a0<\/td><\/tr> <\/td> Comp\u00e9tences et exp\u00e9rience requises<\/strong><\/td><\/tr> <\/td> \u00c9ducation:<\/strong>\u00a0Enseignement secondaire (Baccalaur\u00e9at ou \u00e9quivalent) avec formation sp\u00e9cialis\u00e9e en secr\u00e9tariat ou gestion de bureau.\u00a0Dipl\u00f4me universitaire ou \u00e9quivalent serait un atout\u00a0
Vivre:<\/strong>\u00a0Au moins 5 ans d’exp\u00e9rience en secr\u00e9tariat, en administration et en programmes \u00e0 des niveaux de responsabilit\u00e9 de plus en plus \u00e9lev\u00e9s sont exig\u00e9s au niveau national ou international. Exp\u00e9rience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.).Exp\u00e9rience de la gestion de syst\u00e8mes de gestion Web. Une exp\u00e9rience de travail dans un poste similaire avec le PNUD \/ ONU est hautement requise.\u00a0
\u00a0Exigences linguistiques:<\/strong>\u00a0La ma\u00eetrise du fran\u00e7ais et de l’anglais est requise\u00a0 \u00a0<\/td><\/tr> <\/td> Avertissement<\/strong><\/td><\/tr> <\/td> LES CANDIDATES F\u00c9MININES SONT FORTEMENT ENCOURAG\u00c9ES<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n