CHARGÉ-E DES ARCHIVES

CONTEXTE
CARE est présente dans 100 pays et met en œuvre plus de 1000 projets d’urgence et de développement en collaboration avec les acteurs gouvernementaux et les acteurs locaux du développement. Notre objectif est de lutter contre toutes formes de pauvreté, de défendre l’accès aux droits fondamentaux, de combattre les injustices sociales.
Au Cameroun, depuis 1978, CARE met en œuvre des actions autour de 3 axes stratégiques : Justice genre, santé et justice climatique et économique. Nos actions s’inscrivent dans les phases d’urgence et de résilience visant l’autonomisation des femmes et jeunes, renforcement des systèmes communautaires, l’accompagnement des processus de décentralisation et l’amélioration des services et accès à la santé sexuelle et de la reproduction.
Dans le cadre de ses activités, CARE recherche :

• Poste : Un-e Chargé-e des Archives
• Pôle : Audit Interne
• Forme contrat : CDD d’un an (01) an éventuellement renouvelable (période d’essai incluse)
• Temps de travail : 40 heures par semaine (Temps plein)

– Rattachement hiérarchique : Responsable Audit Interne   
– Lieu du poste : Yaoundé – poste non délocalisé
Mission :
Le/la Chargé-e des Archives, au sein de l’organisation CARE Cameroun, sous la supervision du Responsable de l’Audit Interne, aura la charge de :

– Assurer la gestion et la conservation des archives numérique et physique de la mission, conformément à la politique d’archivage en vigueur.
– Assurer la conservation, la disponibilité et la valorisation des archives numérique et physique , afin qu’elles soient accessibles aux personnes concernées.

– Être en relations avec les services producteurs d’archives : conseil, sensibilisation, formation, élaboration des procédures de collecte ;
– Veiller à la bonne gestion matérielle des documents : organisation des flux, maîtrise des espaces de conservation, conservation préventive et palliative ;
– Il/elle est garante des archives dont elle a la charge, il/elle assume la diffusion et la valorisation des archives.

PRINCIPALES RESPONSABILITES
Responsabilité 1 : Gestion des archives physiques et électroniques
•    Assurer la mise à jour des procédures d’archivage, en fonction des évolutions de la législation et des besoins de la mission.
•    Assurer le suivi de la mise en œuvre des procédures d’archivage par les services producteurs.
•    Contrôler et valider les documents collectés, en veillant à leur conformité aux règles d’archivage.
•    Evaluer les dossiers, au terme de leur délai de conservation, et organiser leur élimination ou leur versement aux archives définitives.
•    Préserver les archives de toute dégradation, en mettant en place les mesures de conservation nécessaires.
•    Administrer et gérer le local des archives, en veillant à son bon fonctionnement et aménagement et à sa sécurité.
•    Assurer un système de centralisation de tous les documents physiques et numériques de la coordination et bureaux des coordinations et régionaux.
•    En coordination avec le département IT, s’assurer du fonctionnement du serveur et la disponibilité des données numériques sur les serveurs.

Responsabilité 2 : Diffusion et valorisation des archives
•    Assurer la mise à disposition des archives aux personnes concernées, en fonction de leur besoin.
•    Mettre en place des outils de recherche et d’accès aux archives physique et électronique.
•    Promouvoir la connaissance des archives, auprès des collaborateurs et partenaires.
•    Travail en partenariat avec les prestataires externes le cas échéant.
•    Relations avec les départements producteurs au sein de l’organisation pour contrôle et conseil.
Responsabilité 3 : Formation et Appuis aux équipes, bureau de coordination et sous bureaux
•    Former/Sensibiliser les équipes sur les règles et procédures et délais d’archivage de CARE Cameroun et s’assurer de l’applicabilité de ces règles et procédures.
•    Assister les équipes des bureaux et sous bureaux dans le cadre de leur gestion quotidienne des archives.
•    Assister les responsables de projet dans le Suivi de leur archivage du début jusqu’à la fin.
•    Assurer le contrôle de l’archivage électronique et physique pendant la clôture du projet. 

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES AU POSTE
SAVOIR
– Diplôme : Niveau Bac+3 requis (spécialité Archives) ou tout autre formation
– Expérience : Expérience avérée en gestion des archives. Avoir au moins 3 ans, dans une ONG internationale serait un atout
–    Une expérience en gestion administrative comptable et financière serait un atout
–    Force de conseil et soutien
–    Maîtrise de l’informatique : Microsoft Office : Word – Excel – Powerpoint – Outlook-TEAMS, logiciel d’archivage, Logiciel de gestion comptable serait un atout

SAVOIR-FAIRE (Est capable de : …)    NIVEAU = A : Débutant                B : Semi – autonome              C : Autonome               D : Expert
– Capacité à identifier des besoins en appui archivistique – D
– Vérification de la conformité réglementaire, légale et les dispositions du guide des archives – D
– Capacité de formation et suivi des pairs – D
– Capacité à entretenir et maintenir les salles d’archives en bon état – D
– Capacité à identifier et évaluer les risques – D
– Capacité de détection des anomalies sur le serveur – D
– Capacité à travailler avec des serveurs et des niveaux d’accès différenciées – D
– Préparation des rapports, présentations PowerPoint, bases de données – C
– Communication en public – B           Parler/écrire le français – D          Parler/écrire Anglais – B
– Rédaction des écrits professionnels (comptes rendus, notes d’analyses, notes de veille, notes de synthèse, rapports, …) – D
– Utilisation les logiciels Word, Excel, Power Point ou toute autre application liée à l’activité – C

CONDITIONS ET MODALITÉS DE CANDIDATURE

IMPORTANT – COMMENT POSTULER (Suivre les instructions SVP)
1-    Les personnes intéressées par cette offre sont priées de bien vouloir remplir le formulaire prévu à cet effet en suivant le lien ci-dessous : https://forms.office.com/e/Yydjhj2gAQ

2-    A la fin du formulaire, il vous sera indiqué un autre lien par lequel vous transmettrez UNIQUEMENT votre CV et lettre de motivation
NB :
1.    Les candidatures féminines sont vivement encouragées ;
2.    Toute candidature transmise par un autre canal que celui indiqué plus haut, ne sera pas prise en compte ;
3.    Seuls les candidats présélectionnés seront contactés personnellement ;
4.    Dans le cadre de ce processus de recrutement, les candidatures seront traitées au fur et à mesure. CARE Cameroun se réserve le droit de clôturer le processus avant le terme.
5.    Date de clôture de l’offre : 22 juillet 2024 à 17 heures précises.