ITGStore est une société d’intégration de services et d’infrastructures IT, basée au Cameroun et qui opère à la fois sur le marché Camerounais, de la sous-région et de l’Afrique de l’Ouest. Dans le cadre des activités la Direction Générale, ITGStore est à la recherche d’une Assistante de Direction.

Descriptif du poste

En tant que Assistante de Direction, vous avez pour mission principale d’apporter un soutien administratif et organisationnel au Directeur Général, de gérer les agendas, les déplacements, et de faciliter la communication entre le Directeur Général et les différents interlocuteurs, et enfin de s’assurer du bon fonctionnement de la Direction.

Dans le cadre de vos activités, vous serez chargés entre autres :

·       Accueillir et orienter les visiteurs

·       Réceptionner les appels téléphoniques

·       Gérer les courriers et e-mails (réception, réponse, transmission…) ;

·       Suivre les dossiers (Présentations, Rapports, Comptes rendus, Formalités, Relances…) ;

·       Classer et archiver les documents

·       Préparer et organiser les réunions (organisation de la salle, gestion des invitations)

·       Organiser les évènements internes

·       Planifier et gérer l’agenda du Directeur Général (réunions, Conférences téléphoniques, visioconférence)

·       Organiser les déplacements professionnels (Billets, Réservation d’Hôtel, Visas)

·       Assister le DG dans son programme journalier

·       Aider le DG dans sa prise de décision

·       Fournir les documents nécessaires aux missions du Directeur Général

·       Organiser les rendez-vous avec les différentes parties prenantes internes et externes

·       Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)

·       Filtrer les appels téléphoniques et transmettre les informations

·       Coordonner la circulation d’informations auprès des autres Services ;

·       Rédiger et mettre en forme les courriers/correspondances et autres documents

·       Gérer la communication interne avec les autres services

·       Effectuer le suivi et l’archivage des dossiers

·       Effectuer la mise à jour des documents

·       Gérer les priorités et alertes sur les échéances importantes

·       Coordonner ses activités avec les autres services (Comptabilité, RH)

·       Etablir et gérer les budgets mis à sa disposition

·       Suivre le budget du Service et la commande de consommables

Compétences recherchées

·       Gestion de l’agenda

·       Organisation réunion

·       Gestion administrative

·       Normes rédactionnelles

·       Méthode de classement et d’archivage

·       Modalités d’accueil

·       Techniques de prise de notes

·       Techniques de numérisation