OFFICE MANAGER JUNIOR (H/F) - YAOUNDÉ

DESCRIPTION DE L’OFFRE

APPEL A CANDIDATURES INTERNES ET EXTERNES POUR LE RECRUTEMENT D’UN.E OFFICE MANAGER JUNIOR POUR LE BUREAU REGIONAL DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT (GIZ/BRY) A YAOUNDE.

A. CONTEXTE

La GIZ est un prestataire de services de coopération internationale actif au niveau mondial. Avec ses partenaires, elle met au point des solutions efficaces qui ouvrent des perspectives aux populations et améliorent durablement leurs conditions de vie. La GIZ veille au respect des obligations légales en appliquant la réglementation relative au droit du travail et cherche à améliorer les conditions et l’organisation du travail. Le bien-être de ses employés et la bonne marche de ses opérations constituent la priorité de la GIZ, quel que soit l’endroit où elle se trouve dans le monde.

Le Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé (BRY), au Cameroun, a été ouvert pour apporter un soutien à l’ensemble du portefeuille de Projets et Programmes mis en œuvre par la GIZ. Ses missions principales sont de garantir la conformité des processus et le soutien administratif nécessaire pour diligenter les différentes actions de développement par axe d’intervention menées dans les cinq pays couverts par le BRY : le Cameroun, la République Centrafricaine, le Gabon, le Tchad et Sao Tomé.

Afin de mener à bien ses activités, le BRY recherche un.e (01) Office Manager Junior.

B. DOMAINES DE RESPONSABILITE

Sous la supervision du.de la Responsable Gestion du Bureau, le.la titulaire du poste est responsable des activités suivantes : 

• Soutenir le Directeur résident et le Directeur administratif et financier en matière administrative ;
• Répondre aux besoins administratifs du Bureau régional (secrétariat, communication, traduction, logistique) ;
• Faire office d’interface entre la Direction et les projets, institutions partenaires et tiers pour la supervision et la coordination des activités ;
• Remplacer la Responsable Gestion du bureau le cas échéant.

C. ATTRIBUTIONS

Le.la titulaire du poste doit :

Administration et communication

• Gérer les calendriers du Directeur résident et du Directeur administratif et financier;
• Accompagner le Directeur résident et le Directeur administratif et financier à des réunions stratégiques;
• Organiser les réunions du Management Team et en rédiger les comptes rendus;
• Préparer et modérer la réunion bimensuelle du personnel du Bureau régional et les pots de départs ;
• Soutenir le service Communication dans l’organisation et la modération de divers événements d’entreprise dont les séminaires d’introduction à la GIZ et la Planification annuelle;
• Contribuer au dialogue entre les programmes/projets de la GIZ et les différents groupes cible locaux et internationaux ;
• Assister à la gestion des relations courantes avec les administrations étrangères en plus des partenaires habituels ;
• Assister à garder une vue d’ensemble et de façon constante sur les changements du portefeuille, du personnel, des règlements, et faire circuler les bonnes informations aux bonnes personnes en temps opportun ;
• Assurer la mise à jour de l’annuaire interne du Bureau régional et coordonner la mise à jour de l’annuaire avec les Programmes/Projets ;
• Faciliter la prise de RDV à l’Ambassade d’Allemagne au Cameroun ;
• Assurer l’accueil du personnel envoyé et de leurs familles accompagnatrices.

Coordination des activités

• Appuyer l’exécution des responsabilités administratives complexes ainsi que les activités de communication entre le Bureau régional à Yaoundé, ses Programmes/Projets et réseaux de collaboration ;
• Contribuer à une communication fluide entre les programmes/projets de la GIZ au Cameroun et le siège en Allemagne;
• Organiser et appuyer les missions des visiteurs internationaux et de consultants ;
• Organiser la logistique et les supports d’information des réunions et événements au niveau de la Direction et du Bureau régional en général ;
• Rédiger l’enquête de satisfaction du Bureau régional et de son antenne au Tchad;
• Contribuer à la gestion des activités d’ordre général liées au bureau ;
• Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

PROFIL REQUIS

D. QUALIFICATIONS, COMPETENCES ET EXPERIENCE REQUISES

Qualifications

• Avoir au moins un diplôme universitaire (Bac+3) en gestion administrative, en management des organisations ou toute diplôme équivalent ;
• Avoir d’excellentes compétences linguistiques (Allemand, Anglais et Français).

Expérience professionnelle

• Au moins trois (03) ans d’expérience dans une position similaire; références exigées ;
• Avoir la maîtrise du Français, de l’Anglais et de l’Allemand (écrit, lu, parlé) ;
• Avoir une expérience pratique en matière de facilitation/ animation/ modération d’évènements ;
• Avoir une expérience en traduction ;
• Avoir une expérience avérée dans la facilitation/modération d‘évènements/ateliers;
• Connaissance des procédures GIZ serait un atout.

Autres compétences

• Etre ouvert.e d’esprit;
• Avoir une forte capacité de coordination et d’initiative ;
• Disposer de solides capacités d’analyse ;
• Etre autonome, et organisé.e ; 
• Disposer d’excellentes capacités de communication interculturelle ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ;
• Avoir une bonne maîtrise des suites bureautique (MS Office) ;
• Savoir utiliser les logiciels de traduction assistée par ordinateur (SDL Trados, Wordfast) est un atout.
• Avoir un sens aiguë de la confidentialité et de la discrétion (données et informations recueillies dans le cadre du service) ;
• Savoir travailler en équipe et dans un environnement multiculturel ;
• Etre flexible et prompt.e à se déplacer sur le terrain si besoin est.

Date du début de contrat : 01.09.2023

Période de contrat : CCD (2 ans, renouvelable)

Lieu d’affectation : Yaoundé.

Classification interne du poste : Bande 3A sous la supervision hiérarchique du.de la Responsable Gestion du Bureau.

Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 31 juillet 2023 

Composition et dépôt des candidatures

• Composition (exigée) des dossiers de candidature : Lettre de motivation, CV (2 pages maxi) et trois (03) références professionnelles.
• Toutes les candidatures seront uniquement reçues sur notre site carrière, via la plateforme e-recruiting accessible à travers le lien : https://gizkamerun.jobs.net

Les candidatures féminines sont fortement encouragées ! 

Les candidat.e.s ayant le statut d’Agent de la Fonction Publique veilleront à le préciser sur leurs CVs.

NB : Le recrutement à la GIZ n’est soumis à aucuns frais, ni médiation. Toute information frauduleuse détectée donnera lieu à l’élimination de la candidature du processus de recrutement en cours et de ceux à venir. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les dossiers non retenus seront détruits six mois après la date de publication.