CHARGÉ.E ADMINISTRATIF.VE EN CHARGE DES ACHATS & DES CONTRATS (H/F) 

APPEL A CANDIDATURE INTERNES/EXTERNES POUR LE RECRUTEMENT D’UN.E CHARGE.E ADMINISTRATIF.VE EN CHARGE DES ACHATS ET DES CONTRATS (H/F) POUR LE PROGRAMME REGIONAL D’APPUI A LA COMIFAC POUR LA GESTION DURABLE DES FORETS DU BASSIN DU CONGO DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT (GIZ/COMIFAC) GmbH A YAOUNDE.

Contexte

Le programme régional GIZ COMIFAC interagit avec les modules de coopération technique et de la coopération financière, en renforçant le cadre nécessaire à la mise en œuvre du plan de convergence de la COMIFAC – particulièrement sur le plan politique (par exemple politiques forestières harmonisées), stratégique (stratégies sectorielles, directives pour la participation des peuples autochtones, stratégie genre régionale) réglementaire (par exemple, conception du cadre juridique des systèmes APA (Accès et Partage des Avantages)

• Les cinq volets du projet sont les suivants :
• Volet1 : Renforcement du fonctionnement du système COMIFAC ;
• Volet 2 : Apprentissage et transfert dans le système COMIFAC ;
• Volet 3 : Participation des populations locales et autochtones ;
• Volet 4 : Renforcement de la formation forestière ;
• Volet 5 : Mise en œuvre du Protocole de Nagoya sur l’accès et la partage des avantages (APA).

Pour accompagner et suivre cette dynamique, le Projet d’Appui à la COMIFAC (GIZ/COMIFAC) recherche un/e (01) Chargé.e Administratif.ve en charge des Achats et des Contrats pour son Bureau de coordination à Yaoundé.

A- Domaines de responsabilités et attributions 

1. Contrats

• Elaboration des contrats conformément à PuR et directives sur place (consultations, prestations de service, construction, achats, financements, accords de subvention etc…)
• Veille au respect des procédures et règles en matière de passation de marchés
• Appui aux divers contrôles internes et audits du Programme
• Gestion financière des contrats
• Assurer le traitement des dossiers relatifs aux demandes de contrat
• Elaborer les contrats (consultations, prestations de service, construction, financements, bail, accords de subvention etc…) au sein du Programme conformément à PuR et directives sur place
• Veiller au respect des procédures en vigueur en matière de contrats
• Conduire et/ou participer au processus de sélection des consultants, bureaux d’étude, prestataires etc…
• Préparer et participer à l’évaluation des capacités des potentiels bénéficiaires des financements GIZ
• Piloter en toute intégrité et transparence les procédures d’appel d’offres public/ restreint au sein du Programme, des Bureaux Pays et du Siège
• Procéder à la vérification des décomptes conformément aux clauses contractuelles (factures, liste des dépenses, timesheet, conformité…)
• Assurer le suivi des contrats (mise à jour des obligos, apurement des créances)
• Echanger, interagir et collaborer étroitement avec les Bureaux pays et siège (service des contrats, service financier) dans le traitement des dossiers du Programme
• Orienter et conseiller les collègues du Programme dans l’élaboration de la documentation à fournir en cas de besoin et sur les procédures correspondantes aux demandes émises par ces derniers

1. Achats

• Assurer le traitement des dossiers relatifs aux demandes d’achats
• Elaborer les contrats d’achats au sein du Programme conformément à PuR et directives sur place
• Veiller au respect des procédures en vigueur en matière d’achats
• Conduire et/ ou participer aux évaluations administratives et financières des offres soumises par les prestataires
• Assurer la transmission et le suivi des demandes d’achat auprès des Bureaux pays
• Procéder aux achats internationaux via le Siège (Buschaffung Online, SAP- SRM Purchasing)
• Piloter en toute intégrité et transparence les procédures de passation des marchés au sein du Programme, des Bureaux Pays et du Siège
• Assurer la veille sur la conformité de l’exécution des achats conformément à PuR et directives en vigueur
• Assurer le suivi des achats (mise à jour des obligos, apurement des créances)
• Orienter et conseiller les collègues du Programme dans l’élaboration de la documentation à fournir en cas de besoin et sur les procédures correspondantes aux demandes émises par ces derniers

1. Système de suivi et d’archivage

• Procéder au classement physique et numérique (DMS, OOP) des contrats et des achats
• Tenir et mettre régulièrement à jour le fichier de suivi des contrats et des achats
• Mettre à jour la base de données des consultants locaux / prestataires et concertation régulière avec le BRY
• Communiquer les besoins mensuels relatifs aux contrats et aux achats pour l’appel de fonds du Programme
• Préparer les dossiers pour d’éventuels contrôles internes / audits
• Mettre en œuvre les recommandations des contrôles internes/ audits
• Informer son responsable hiérarchique en cas de difficulté (dysfonctionnement du service, pièces non conformes, factures douteuses…)
• Soumettre éventuellement des suggestions d’amélioration de la gestion au sein du service
• Classement et archivage selon la réglementation en vigueur

1. Autres attributions

• Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de la hiérarchie

PROFIL REQUIS

B- Profil requis

1- Qualification et expérience professionnelle

• Minimum BAC+4/5 en sciences de gestion/diplôme de fin d’études en Logistique ou tout autre diplôme équivalent reconnu
• Connaissances du code des Marchés Publics camerounais
• Connaissances en Droit des Affaires serait un atout
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire

2- Autres connaissances/ compétences

• Excellente connaissance dans le processus de contractualisation
• Bonne connaissance en matière commerciale
• Acquisition des qualifications requises dans le domaine d’attribution
• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ainsi que des applications informatiques
• Bonne connaissance du français et/ ou l’anglais
• Excellentes capacités d’analyse
• D’une grande intégrité morale et d’assurance dans le cadre des négociations
• Sens aigu de l’organisation et grande capacité à réaliser un travail conceptuel autonome

Lieu d’affectation : Yaoundé

Date de prise de service souhaitée : 15 mai 2023

Durée du contrat : Deux (02) ans renouvelables

Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 11 avril 2023

Classification interne : Bande 4A, sous la supervision du/de la Responsable Administratif.ve et Financier.e du Programme du GIZ/COMIFAC

C- Composition et dépôt des candidatures

•  Composition des dossiers de candidature : lettre de motivation du/de la candidat/e ; CV+ 3 références professionnelles ; Photocopie CNI et photocopies diplôme et certificats / attestations de travail.

• Dépôts des dossiers de candidature :

Pour toute candidature interne remplissant les conditions d’éligibilité, l’employé.e est prié.e, après information formelle de son Supérieur Hiérarchique, de bien vouloir soumettre sa candidature via la plateforme de recrutement de la GIZ-Cameroun : https://gizkamerun.jobs.net

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

NB : Le recrutement à la GIZ n’est soumis à aucuns frais ni médiation. Toute information frauduleuse détectée donnera lieu à l’élimination de la candidature du processus de recrutement en cours et de ceux à venir. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les dossiers non retenus seront détruits six mois après la date de publication