Nous recherchons actuellement au sein de notre groupe une Assistante de direction. Sous la supervision générale du PDG de la Holding et la supervision directe du responsable administratif et financier, ses missions seront les suivantes :
Administration générale
• Entretenir des relations constantes avec les différentes filiales de la Holding en termes de suivi des actions administratives.
• Suivre le courrier et assurer le dispatching auprès des différentes entités selon les orientations du PDG et du management.
• Gérer l’agenda du PDG et du management (noter les différents rendez-vous et assurer le suivi).
• Gérer le calendrier des activités de la holding et produire un rapport hebdomadaire
• Assurer la conformité des documents soumis à la signature du Management aux procédures en vigueur et donner des orientations le cas échéant.
• Organiser les missions du PDG et du Management en collaboration avec les différents départements compétents.
• Gérer les salles de réunion et confirmer les disponibilités en cas de besoins.
• Consolider et soumettre les pièces justificatives des missions du PDG et du management et préparer les réclamations éventuelles.
• Appuyer le chargé dans les affaires générales dans la supervision du personnel d’appui.
• Assurer toutes autres tâches en lien avec ses fonctions et répondant à ses aptitudes professionnelles selon les besoins de l’entreprise.
Secrétariat
• Organiser et participer aux réunions, différents comités, (Rédiger les invitations aux réunions et s’assurer de la disponibilité des participants, préparer et classer les documents officiels…).
• Rédiger les rapports de réunion et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations auprès des départements compétents.
• Rédiger les réponses aux courriers sortant relevant de la responsabilité directe du PDG.
• Réviser le courrier des autres départements et filiales avant soumission à la signature du PDG et du Management.
• Mettre en place un système d’archivage stricte de toutes les communications électroniques et papier selon les sujets, les différentes filiales et départements.
Services généraux et logistique
En collaboration avec le chargé des affaires générales :
• Gérer la logistique des évènements (réserver salles, hôtels, transport etc.)
– Rechercher les fournisseurs dans le cadre d’événements spécifiques (journées de l’emploi, réunions et autres conférences internes ou externes.) suivant les besoins (qualité, prix et délais)
• Gérer les commandes de fournitures liées à ces évènements de manière exclusive.
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