Assistant.e Administrative, Evènementiel et Caissière – Yaoundé – GIZ Cameroun

Description de l’offre

A. Contexte 
La définition inadéquate des frontières et la coopération souvent faible entre les États africains dans la gestion de leurs frontières conduisent régulièrement à des conflits et entravent l’intégration régionale. En créant des programmes frontaliers, l’Union africaine et la Communauté économique de l’Afrique centrale (CEEAC) s’attaquent à ce problème. Dans le cadre du nouveau projet « Appui au programme frontalier de la CEEAC » (APF), la GIZ – sur mandat du ministère fédéral des Affaires étrangères et de l’Union européenne – conseille la CEEAC et ses États membres dans les domaines de la délimitation, de la démarcation, de la coopération transfrontalière, du renforcement des capacités et de la mise en œuvre des politiques régionales, bref de la « gouvernance frontalière ». Le nouveau projet sera mis en œuvre dans 11 pays d’Afrique centrale et géré depuis le Cameroun et le Gabon.
C’est dans ce cadre que l’APF/GIZ recrute pour les besoins de ses activités au Cameroun, un.e Assistant.e Administrative, Evènementiel et Caissière.
B. Attributions
Dans ce cadre, le.la titulaire du poste

1. Gestion de la Caisse et des payements

• Gère l’opération de la caisse conformément aux procédures en vigueur
• Assure les paiements des participants aux ateliers
• Paye les frais des missions aux partenaires et collaborateurs du projet
• Se déplace, si nécessaire, aux lieux de mis en œuvre du projet pour effectuer les payements.
• Poursuit, en étroite collaboration avec le bureau GIZ à Yaoundé, les créances (frais de mission etc.),
• Contrôle la conformité des factures au règlement internes
• Traite les factures et reçus et classe des copies des pièces justificatives fournies par les prestataires
• Réconcilie les registres de caisse avec l’argent à la fin de chaque jour
• Met à jour le carnet de caisse électronique quotidiennement
• Prépare des bons sur les reçus et les paiements, entreprend les paiements de chèques, les enregistre sur le carnet de banque électronique et tient cheque book du projet
• Entreprend les entrées en WINPACCS dans le « bank book » et « cash book » du projet
• Assiste dans la correspondance avec la banque sur place, y compris l’ouverture du/des compte/s, le règlement des anomalies etc.

1. Prestations de services et évènementiel

• Assure la planification, l’organisation et la gestion efficace des événements du projet et des partenaires
• Localise les prestataires de services appropriés, gère et assure la liaison avec les contacts et vérifie la qualité de leurs services et références (Hôtels, traiteurs, prestataires de voyages et de transports, services d’interprétation, animateurs).
• Prépare les procédures de sélection et les réservations (appels d’offres, contrats, cahier des charges) des fournisseurs de services pour les événements et s’assurer de la documentation des procédures conformément aux règles.
• Assure l’organisation des voyages et l’orientation des visiteurs, des invités et des participants aux réunions et conférences : organise et supervise les programmes des délégations et veille au respect des règles de la GIZ et du protocole.
• Fournit du matériel à jour pour la gestion des événements, p. ex. facilite l’impression et la production.
• Gère les réservations d’hôtels, l’achat de billets d’avion et aide avec les demandes des visas, en communication avec les voyageurs, fournisseurs des prestations, agences de voyage internationaux et le Bureau GIZ
• Assure la collecte des cartes d’embarquement des voyageurs
• Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

1. Travaux de secrétariat et administration

• Organise et coordonne le planning du responsable ;
• Répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
• Gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
• Etablit et organise les supports d’information pour responsable de projet ou pour les réunions ;
• Participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;
• Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le bureau ou le projet
• Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins
• Assiste et collabore avec les collègues basés dans d’autres bureaux à l’extérieur du Cameroun